Возврат из подотчета в кассу

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Отправить на почту

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
  • Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

    Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

    ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

    Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

    Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

    Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

    И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

    Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

    Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.
  • О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

    Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

    В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

    • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
    • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
    • О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Расчет при увольнении по собственному желанию – 2017».

      Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

      Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

      Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

      nalog-nalog.ru

      Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

      Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

    • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
    • перечислить задолженность самостоятельно.
    • Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

      Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

      Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

      Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

      Пример возврата в кассу

      Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

      Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

      Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

      Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

      Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

      Денежные средства внесены на расчетный счет

      Возврат на расчетный счет

      Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

      Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

      Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

      Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

      КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

    • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
    • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
    • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
    • на госпошлины — 00000000000000000852.
    • Пример возврата на расчетный счет

      Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

      В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

      gosuchetnik.ru

      Веруся сказал(-а): 23.12.2014 01:45

      Январь сказал(-а): 23.12.2014 17:24

      krinatika сказал(-а): 23.12.2014 21:03

      gnews сказал(-а): 23.12.2014 21:53

      Если найдете НПА, где это написано, сообщите, пожалуйста

      krinatika сказал(-а): 26.12.2014 08:25

      Привожу Решение Арбитражного суда Республики Бурятия от 18 мая 2007 г. N А10-1243/06

      Как следует из материалов дела , заявитель по подотчетной сумме не отчитался и не вернул указанную сумму в кассу общества.

      Суд приходит к выводу о том, что заявитель правомерно привлечен к налоговой ответственности по ст. 123 НК РФ и взыскал сумму штрафа

      ZZZhanna сказал(-а): 26.12.2014 23:38

      Чем незакрытый подотчет рискован для директора и компании

      2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ (подробнее об этом можно прочитать в статье «Не успели сдать сверхлимитную выручку в банк», опубликованной «Главбухе» № 11, 2014). Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины.

      Возврат подотчета на расчетный счет

      Январь сказал(-а): 23.12.2014 08:32

      Аноним сказал(-а): 23.12.2014 11:45

      Веруся сказал(-а): 23.12.2014 17:14

      Январь сказал(-а): 23.12.2014 22:03

      Веруся сказал(-а): 26.12.2014 00:04

      Судом не принимается довод заявителя о том что сумма, находящаяся на подотчете у генерального директора. является подотчетной суммой, суд приходит к выводу, что это сумма . являются доходом физического лица за отчетный период

      Не исчисление и не удержание налога на доходы физических лиц. явилось основанием для привлечения заявителя к налоговой ответственности по статье 123 НК РФ

      Согласно ст. 123 НК РФ неправомерное не перечисление (неполное перечисление) сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей перечислению.

      Веруся сказал(-а): 26.12.2014 12:00

      Январь сказал(-а): 27.12.2014 02:16

      1. Накопившийся подотчет проверяющие сочтут личным доходом директора. Тогда налоговая начислит с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, директор взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). И это без учета пеней и штрафов. Конечно, доначисления можно оспорить. Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от 1 апреля 2013 г. по делу № А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте?

      forum.klerk.ru

      Возврат подотчетных сумм на расчетный счет: бухгалтерские проводки

      Все чаще компании отказываются от наличного денежного оборота. Это позволяет не тратиться на оборудование кассы, исключает необходимость получения и сдачи наличных денежных средств в банке, а при больших денежных оборотах значительно снижает издержки на содержание в штате кассиров, инкассаторов и охранных служб.

      Порядок выдачи денежных средств под отчет

      Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.

      Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.

      Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?

      Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:

    • в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
    • в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.
    • Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.

      Как правильно оформить платеж по возврату денежных средств из подотчета

      Порядок перечисления неиспользованных денег, полученных под отчет, по безналичному расчету необходимо разъяснить каждому сотруднику, получающему такие суммы. Сотрудник должен иметь актуальные реквизиты компании, в которых должны быть указаны:

    • полное наименование организации;
    • ИНН/КПП;
    • номер расчетного счета;
    • наименование банка;
    • корреспондентский счет и БИК
    • В назначении платежа необходимо обязательно указать «перечисление неиспользованных подотчетных сумм».

      Бухгалтерские проводки по возврату подотчетных сумм

      Бухгалтер сделает следующие проводки при возврате подотчетных сумм на расчетный счет:

      Дебет 51 Кредит 71

      Данная проводка будет сделана на основании выписки банка. Никаких дополнительных документов прилагать нет необходимости.

      clubtk.ru