Ведомостям выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф 0504210

В учреждении (орган власти) только один из сотрудников является материально ответственным лицом. Он выдает материальные ценности сотрудникам учреждения. При выдаче материальных запасов (например канцелярских товаров) на нужды учреждения составляется Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210), в которой расписываются все сотрудники, получившие канцтовары. Затем для их списания в учреждении оформляется Акт о списании материальных запасов (форма 0504230). Однако при формировании Ведомости (форма 0504210) в автоматизированной бухгалтерской программе для заполнения графы 1 предусмотрен перечень фамилий только материально ответственных лиц (в данном случае — всего одна фамилия). Отразить в Ведомости фамилии сотрудников, получивших материальные ценности в пользование, программа не позволяет. Как правильно должна заполняться Ведомость (форма 0504210) в части графы 1? Кто должен расписываться в графе 13 в подтверждение получения материальных ценностей?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Установленный нормативными актами порядок отражения в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения путем изменения материально ответственного лица определяет и способ создания автоматизированной формы Ведомости (форма 0504210).
Если в силу структурных особенностей в учреждении только один сотрудник является материально ответственным лицом, выдача им материальных ценностей может осуществляться непосредственно работникам учреждения (минуя этап смены материально ответственного лица).
В таком случае на лицевой стороне Ведомости (форма 0504210) ставится подпись материально ответственного лица, выдавшего материальные ценности, в графе 1 указываются фамилии сотрудников, получивших эти ценности, а в графе 13 — их подписи.

Обоснование вывода:
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н)).
Каждая бухгалтерская запись (проводка) в регистрах бухгалтерского учета может быть отражена только на основании какого-либо первичного документа или свода первичных документов.
Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ учреждения оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством.
C 19 июня 2015 года вступил в силу приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 52н), который заменил собой приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым ранее были установлены формы первичных документов и учетных регистров для организаций госсектора. Применяется новый документ при формировании учетной политики начиная с 2015 года (п. 6 Приказа N 52н).
В соответствии с «Методическими рекомендациями по применению форм первичных учетных документов. «, утвержденными Приказом N 52н, Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210) (далее — Ведомость (форма 0504210)) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно за единицу.
Записи в Ведомость (форма 0504210) производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).
То есть такой порядок предполагает следующую схему: материально ответственное лицо склада выдает материальные ценности материально ответственным лицам других структурных подразделений, которые, в свою очередь, обеспечивают ими сотрудников своих подразделений для обеспечения их деятельности в определенный промежуток времени.
Если выдача материальных ценностей осуществляется на основании утвержденных в учреждении норм, то на основании Ведомости (форма 0504210) одновременно:
1) подтверждается факт перемещения материальных ценностей внутри организации;
2) осуществляется списание данных потребляемых материальных запасов.
И именно такой порядок отражения — путем изменения материально ответственного лица — определяет создание автоматизированной формы способом, указанным в вопросе.
Однако в рассматриваемой ситуации в силу структурных особенностей учреждения такая схема просто неприменима, поэтому материальные ценности (в частности канцелярские товары) выдаются единственным материально ответственным лицом непосредственно сотрудникам в пользование.
Такая схема не противоречит законодательству, а оформление Ведомости (форма 0504210) обязательно даже в случае, если при выдаче указанных объектов не происходит смены материально ответственного лица. В таком случае на лицевой стороне Ведомости (форма 0504210) подписывается материально ответственное лицо, выдавшее материальные ценности, в графе 1 указываются фамилии сотрудников, получивших эти ценности, а в графе 13 — их подписи. При этом не исключено, что в числе этих сотрудников будет и само материально ответственное лицо; соответственно, его фамилия и подпись также будут указаны в графах 1 и 13 Ведомости (форма 0504210).
В таком случае учреждению следует внутренним локальным актом четко определить сферу применения Ведомости (форма 0504210), которая, как уже было отмечено, может использоваться как для перемещения ценностей внутри учреждения, так и для списания материальных запасов, а также разграничить сферу ее применения при списании с Актом о списании материальных запасов (форма 0504230), так как эти документы являются равнозначными и каждый из них может выступать основанием для списания материальных запасов*(1).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Оформление в госучреждении списания непотребляемых материальных запасов;
— Энциклопедия решений. Оформление в госучреждении списания потребляемых материальных запасов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

24 сентября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Вопрос: Проверяющие утверждают, что к ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в обязательном порядке необходимо составлять акт о списании материальных запасов. Правы ли они? Действительно ли указанная ведомость не является самостоятельным документом, на основании которого могут быть списаны материальные запасы? («Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», N 5, май 2014 г.).

www.garant.ru

Составляем ведомость выдачи материальных запасов — образец

Отправить на почту

Ведомость выдачи материальных запасов ф. 0504210 применяется в организациях бюджетной сферы. Она имеет строго регламентированную форму. В предлагаемом материале рассмотрим подробнее, в каких случаях используется ведомость и как ее заполнить.

Формы для бюджетников по приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

В то время как для коммерческих предприятий появляется все большая свобода в оформлении первички, документацию для предприятий бюджетной сферы продолжают регламентировать.

Формы бюджетной отчетности утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

В отношении форм, предлагаемых для оформления выбытия материальных ценностей (далее МЦ) по утвержденному для бюджетных организаций порядку, в приказе № 52н имеются формы:

  • ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
  • ОКУД 0504230 «Акт о списании материальных запасов».
  • Что понимается под материальными запасами, узнайте из публикации «Что это за понятие — материальные запасы?».

    В каких случаях подойдет акт, а в каких — ведомость?

    Применение той или иной формы зависит от содержания операции и вида МЦ:

    • если МЦ списываются в момент использования и выдаются для текущих задач (хозяйственных, научных и т. п.), то следует применять ОКУД 0504210 «Ведомость»;
    • если МЦ списываются не единовременно в полной стоимости (например, основное средство), если списание нормируется и контролируется — нужно оформлять ОКУД 0504230 «Акт».
    • Далее предметом нашего рассмотрения будет ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи МЦ».

      Как заполнить ведомость на выдачу ТМЦ в бюджетном учреждении?

      Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:

    • В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.
    • ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.

    • В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
    • В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
      • главного бухгалтера учреждения;
      • лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
      • лица, которое подготовило форму (исполнителя).
      • Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:

      • наименование выдаваемых МЦ;
      • учетный код выдаваемых МЦ;
      • единица измерения МЦ;
      • Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
      • количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
      • учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.
      • По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.

        ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк.

        Готовая ведомость передается в бухгалтерию учреждения.

        Пример списания материальных запасов в бюджетном учреждении размещен в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».

        Актуальный образец заполненной ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД 0504210 можно скачать на нашем сайте.

        Отдельные нюансы учета, влияющие на формирование ведомости

        При обороте МЦ в бюджетных учреждениях основной вопрос в том, как правильно классифицировать МЦ для учета и списания. Специальных разъяснений регулирующих органов по данному вопросу нет. Вместе с тем есть различия в процедурах при единовременном списании МЦ (по ведомости) и списании по акту. Во втором случае необходимость списания (как и решения о закупке) должна быть оформлена решением специальной комиссии. Чтобы не созывать комиссию по каждому факту закупки или выдачи дыроколов и одноразовых картриджей для оргтехники, бюджетные организации обычно устанавливают определенную классификацию приобретаемых и расходуемых ценностей. Все входящие в оборот учреждения МЦ подразделяются на учетные группы, которые оформляются в дальнейшем тем или иным установленным документом (ведомостью или актом). Критерии этой классификации нужно описать в учетной политике.

        Второй нюанс, который также должен попасть в учетную политику прежде, чем будет применяться на практике, — определение стоимости списания МЦ. Инструкцией Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н для бюджетников предусмотрены всего 2 способа: по цене каждой единицы и по средней стоимости (п. 108 инструкции). Предпочтительный способ следует выбрать, закрепить в учетной политике и применять последовательно из года в год. Как можно видеть из заполненной ведомости, выбранный способ будет прямо влиять на заполнение ведомости выдачи МЦ и итоговые результаты по ней.

        ВАЖНО! Избранный способ списания нельзя менять в течение отчетного года.

        С примером учетной политики для бюджетного учреждения знакомьтесь здесь: «Пример учетной политики в бюджетном учреждении (нюансы)».

        И третий аспект, который рассмотрим в рамках данного материала, касается присвоения наименований и кодов МЦ, которые включаются в ведомость выдачи. При составлении справочника номенклатуры (в первую очередь это касается компьютерных программ) бухгалтеру необходимо искать разумный баланс между подробным описанием объекта в наименовании, с одной стороны, и отсутствием детализации — с другой.

        Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.

        В приведенном в пример образце найдено взвешенное решение — наименование МЦ составляется по принципу 3 шагов:

      • вид МЦ — «бумага»;
      • основные характеристики — «пачка» (т. е. и приобретается, и выдается данная бумага именно по пачкам) и формат;
      • стоимость (цена) закупки — 135 руб. за пачку (данный вариант удобен при списании по фактической цене и наличии поставщиков с относительно стабильными ценами).
      • Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.

        Во избежание спорных вопросов (например, с проверяющими из вышестоящих структур) стандарт присвоения наименований и кодов МЦ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

        Ведомость выдачи материальных ценностей по форме ОКУД 0504210 действует с 2015 года. Само по себе заполнение ведомости сложности не представляет, если правильно организован учет соответствующих видов ТМЦ и применяемые нюансы закреплены в учетной политике бюджетного учреждения.

        nalog-nalog.ru

        Ведомость на выдачу материальных ценностей (бланк скачать)

        Обновление: 6 июня 2017 г.

        Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

        В отличие от частных предприятий, которым предоставляется свобода в утверждении собственных бланков первичной учетной документации, в учреждениях документальное оформление операций с материальными ценностями детально регламентировано. Так, учреждения в обязательном порядке должны заполнять утвержденную ведомость на выдачу материальных ценностей (бланк скачать можно будет в этой статье).

        Общие положения

        Форма ведомости (по ОКУД 0504210) утверждена Минфином РФ 30.03.2015 Приказом № 52н. Она применяется для оформления в учреждениях выдачи матценностей для хозяйственных, научных и учебных нужд. Также данная форма может быть использована при передаче в эксплуатацию основных средств, стоимость единицы которых не превышает 3000 рублей включительно.

        Списание матценностей в учреждении может быть оформлено и актом о списании материальных запасов, форма которого утверждена тем же Приказом (по ОКУД 0504230). Разница между этими формами в том, что списание матценностей на основании ведомости производится единовременно и не нуждается в принятии соответствующего решения специальной комиссией. Ситуации, в которых должен быть составлен тот или иной документ, должны быть конкретизированы в учетной политике учреждения и оформляться в дальнейшем установленным для них документом.

        Порядок заполнения ведомости

        На первой странице указываются:

      • дата составления ведомости;
      • учреждение (наименование);
      • структурное подразделение, выдающее матценности;
      • выдающее матценности материально ответственное лицо.

      В правом верхнем углу проставляется утверждающая надпись руководителя.

      В таблице «Принято к учету» указываются проводки по выбытию матценностей согласно Плану счетов, утв. Минфином РФ в Приказе от 06.12.2010 № 162н.

      Внизу страницы проставляются подписи и расшифровки подписей:

    • главного бухгалтера;
    • материально ответственного лица, выдавшего матценности;
    • исполнителя — лица, подготовившего форму.
    • На второй странице представлено две таблицы.

      В первой отражается информация о матценностях:

    • наименование;
    • учетный код;
    • единицы измерения.
    • При подготовке справочника номенклатуры нужно учитывать, что описание объекта в наименовании не должно быть слишком подробным. В то же время наименование общего характера может повлечь путаницу. Необходимо выбрать признаки, которые будут достаточно характеризовать данные матценности, например, форма выдачи, стоимость единицы выдачи и т.д. Порядок присвоения наименований и кодов матценностям следует закрепить в учетной политике учреждения.

      Во вторую таблицу заносятся сведения о выдаче матценностей и их получателе:

    • количество выданных матценностей;
    • ФИО и подписи лиц, их получивших;
    • учетная стоимость матценностей.
    • В нижней части второй таблицы подводится итог по всем выданным по ведомости матценностям, указываются итоговые количество и стоимость. В учетной политике учреждения заранее следует установить способ определения стоимости списания матценностей – по цене каждой единицы или по средней стоимости. Способ списания влияет на заполнение ведомости, а именно итоговых строк.

      Если ведомость заполняется в бумажном виде, в пустых строках должен быть проставлен прочерк. При заполнении формы на компьютере незаполненные строки можно убрать.

      Готовая ведомость утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете выбытия материальных запасов и объектов основных средств, стоимость единицы которых не превышает 3000 рублей включительно.

      Скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей на нужды учреждения

      glavkniga.ru

      Ведомостям выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф 0504210

      3. Указания по применению форм первичных

      (Код формы 0504143)

      Применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 1000 рублей до 10000 рублей.

      Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов. Акт оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

      (Код формы 0504144)

      Акт составляется постоянно действующей комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Акт оформляется в двух экземплярах, утверждается руководителем учреждения, при этом первый экземпляр акта с приложением списка (списков) с указанием причин на исключение из библиотеки литературы передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Списки устаревшей по содержанию литературы, пришедшей в ветхость (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным, и т.п.), морально устаревшей составляются раздельно. Списание литературы с баланса производится и оформляется на основании утвержденного акта и квитанции о сдаче ее в макулатуру.

      (Код формы 0504202)

      Применяется для оформления отпуска продуктов питания. Меню-требование составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся лиц.

      Меню-требование, заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. Сведения из меню-требования после проверки заносятся в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания.

      (Код формы 0504203)

      Применяется для выдачи в течение месяца кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных.

      Каждая выдача кормов и фуража подтверждается подписью получателя. Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания выданных кормов и фуража в расход.

      на нужды учреждения

      (Код формы 0504210)

      Применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 1000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3 — 12).

      Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 1000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

      (Код формы 0504230)

      Применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения.

      Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.

      (Код формы 0504401)

      Применяется для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет, удержанных из заработной платы налогов и других сумм.

      Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

      Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.

      Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

      В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордером. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе «Сумма к выдаче» напротив данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».

      В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдал — должность, подпись, расшифровка подписи». После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

      В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписывается руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

      (Код формы 0504403)

      Применяется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате, при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, т.е. в межрасчетный период. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца.

      Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.

      (Код формы 0504417)

      Применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника, в которой, помимо общих сведений о нем, ежемесячно отражаются по всем источникам суммы начисленной заработной платы по видам, удержанные суммы по видам, сумма к выдаче. Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости.

      В необходимых случаях карточка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплаченного гонорара по каждому получателю.

      и расчета заработной платы

      (Код формы 0504421)

      Табель применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.

      Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).

      Табель открывается ежемесячно за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

      Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

      В табеле регистрируются только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений.

      В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

      Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.

      В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

      Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.

      при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях

      (Код формы 0504425)

      Применяется для расчета среднего заработка для определения сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и в других случаях в соответствии с действующим законодательством.

      Сведения о виде отпуска, датах начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска.

      В заголовочной части записки-расчета заполняются все необходимые реквизиты. Далее указывается, за какой период предоставляется отпуск и в каком периоде времени он будет предоставлен.

      В таблице «Количество расчетных дней» следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.

      Таблица «Заработная плата по месяцам» заполняется на основании карточки-справки. Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев (например, оплата за время обучения на курсах повышения квалификации). Сумма годового заработка и количество фактически отработанных дней за год из графы «Всего за год» переносится на страницу 2 код строки 04 «Итого за расчетные месяцы» в соответствующие графы.

      В таблице для расчета начисленной заработной платы строки 01, 02, 03 заполняются, когда расчетный период составляет 3 месяца. Количество отработанных дней и сумма начисленной заработной платы в данном расчетном периоде заполняются на основании карточки-справки с учетом положений, установленных законодательством о труде.

      Показатели «Дни» и «Сумма» по строке 04 равны сумме показателей по строкам 01, 02, 03 соответствующих граф.

      Показатель «Средний заработок месячный» по строке 05 определяется путем деления суммы по строке 04 «Итого за расчетные месяцы» на 12 месяцев или на 3 месяца (в зависимости от продолжительности расчетного периода).

      Показатель «Средний дневной заработок» по строке 06 определяется путем деления суммы по строке 04 на количество дней по строке 04 соответствующих граф.

      Сумма за отпуск за текущий месяц по строке 07 и за будущий месяц по строке 08 определяется путем умножения среднего дневного заработка, указанного в строке 06 графы 11, на количество дней отпуска, приходящихся, соответственно, на текущий и будущий месяцы.

      Сумма по строке 09 «Итого за отпуск» должна быть равна сумме строк 07 и 08.

      По строке 10 «Заработная плата за текущий месяц» отражается заработная плата за фактически отработанное время в текущем месяце до наступления отпуска на основании карточки-справки (ф. 0504417).

      Показатели по графе 11 «Всего» определяются путем суммирования граф 4, 7, 10 по каждой строке (01 — 11).

      В таблице для расчета «Удержано из заработной платы» сумма налога на доходы (графы 3 — 5) определяется путем умножения суммы со страницы 2 по строке 11 «Всего начислено» за минусом установленных налоговых вычетов на ставку налога отдельно по каждому виду источника.

      Показатели разделов «Другие удержания» и «Выплаченная заработная плата» (графы 6 — 10) заполняются на основании карточки-справки.

      Сумма по графе 11 «Всего» равна сумме граф 3 — 10.

      Сумма к выплате определяется как разность графы 11 по строке 11 на странице 2 «Всего начислено» и графы 11 по строке 01 на странице 3 «Удержания».

      Сумма к выплате оформляется бухгалтерской записью по дебету и по кредиту соответствующих счетов.

      (Код формы 0504501)

      Ведомость применяется при выдаче денег из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров.

      Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

      (Код формы 0504510)

      Квитанция является формой строгой отчетности и применяется для оформления приема наличных денежных средств уполномоченными учреждением в установленном порядке лицами от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. В случае приема наличных денежных средств уполномоченное лицо ежедневно сдает в кассу учреждения полученные денежные средства при реестре сдачи документов с приложением копий квитанций.

      (Код формы 0504514)

      Применяется для учета движения наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте. При этом поступление и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах кассовой книги по видам иностранных валют.

      Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому приходному и расходному ордеру.

      Кассовая книга должна быть прошнурована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера.

      При автоматизированном способе ведения кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения кассовой книги.

      (Код формы 0504608)

      Служит для учета посещаемости детей в детских учреждениях для последующего начисления сумм, причитающихся к уплате родителями за содержание детей в этих учреждениях. Табель заполняется на каждую группу отдельно. Дни посещения ребенком детского учреждения в табеле не отмечаются, дни непосещения отмечаются в соответствующей графе буквой «Н», выходные дни — буквой «В». Табель подписывается воспитателем и руководителем детского учреждения.

      (Код формы 0504805)

      Используется при оформлении приемки материальных ценностей, полученных в порядке централизованного снабжения.

      Учреждение (грузополучатель) при получении от вышестоящего учреждения (заказчика) извещения в двух экземплярах ждет поступления материальных ценностей. По приемке материальных ценностей и принятии их на учет учреждение (грузополучатель) направляет вышестоящему учреждению (заказчику) второй экземпляр извещения.

      Вышестоящее учреждение (заказчик) при получении от учреждения (грузополучателя) ответного извещения, а также актов на недостачу и порчу ценностей или некомплектности предметов, выявленных при принятии ценностей, производит соответствующие бухгалтерские записи в регистрах учета.

      (Код формы 0504816)

      Применяется для списания бланков строгой отчетности. Форма применяется также для списания испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения на основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации.

      (Код формы 0504817)

      Уведомление составляется главным распорядителем (распорядителем), которому предоставлено право исполнения бюджета, и служит основанием для отнесения средств на расчеты между бюджетами в связи с изменениями, вытекающими из законодательства Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

      Уведомление выписывается главным распорядителем (распорядителем) на суммы субвенций, субсидий и иных средств, за исключением дотаций, подлежащих передаче другим бюджетам и в установленном порядке внесенных в бюджетную роспись.

      В уведомлении указываются коды Бюджетной классификации Российской Федерации, по которым передаются средства главным распорядителем, и коды Бюджетной классификации Российской Федерации по средствам полученным.

      Уведомление согласовывается с органом, организующим исполнение бюджета, и органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета.

      (Код формы 0504822)

      Составляется органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета (главным распорядителем, распорядителем), и направляется, соответственно, главному распорядителю (распорядителю, получателю) бюджетных средств.

      В заголовочной части уведомления указывается наименование органа, осуществляющего кассовое обслуживание исполнения бюджета (главного распорядителя, распорядителя).

      По строке «Кому» указывается наименование получателя уведомления: главного распорядителя (распорядителя, получателя).

      В строке «Приложения» указываются наименования документов, являющихся приложениями к уведомлению о лимитах бюджетных обязательств.

      Заполнение строки «Специальные указания» осуществляется в случае необходимости. Например, при сокращении главному распорядителю лимитов бюджетных обязательств по фактам нецелевого использования средств бюджета, установленным органами государственного финансового контроля, направляется данному главному распорядителю уведомление на сумму заблокированных лимитов бюджетных обязательств с пометкой в строке «Специальные указания»: «Блокировка лимитов бюджетных обязательств».

      В графе 1 указываются коды по Бюджетной классификации Российской Федерации лимитов бюджетных обязательств, которые должны быть идентичны кодам бюджетных ассигнований, предусмотренных в сводной бюджетной росписи по главным распорядителям, распорядителям, получателям бюджетных средств.

      В графе 2 указываются объемы лимитов бюджетных обязательств, утверждаемые главному распорядителю (распорядителю), получателю на год с учетом внесенных изменений по состоянию на дату формирования уведомления о лимитах бюджетных обязательств.

      В графе 3 указывается текущее изменение (уменьшение или увеличение) лимитов бюджетных обязательств относительно лимитов бюджетных обязательств, ранее доведенных главному распорядителю (распорядителю), получателю.

      В конце документа по графам 2 и 3 указываются итоговые объемы лимитов бюджетных обязательств.

      Последняя страница уведомления подписывается руководителем органа, осуществляющего кассовое обслуживание исполнения бюджета (главным распорядителем, распорядителем).

      Первый экземпляр уведомления о лимитах бюджетных обязательств остается в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета (у главного распорядителя, распорядителя), второй экземпляр направляется соответствующему главному распорядителю (распорядителю, получателю).

      Каждая завершенная страница нумеруется по порядку.

      При заполнении уведомления устанавливаются следующие контрольные соотношения:

      суммы изменения лимитов бюджетных обязательств, указанные в графе 3, не могут быть больше лимитов бюджетных обязательств, указанных в графе 2 в целом и по каждой отдельной строке.

      (Код формы 0504833)

      Документ предназначен для отражения совершаемых при исполнении бюджета и кассовом обслуживании исполнения бюджета дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов.

      Кроме того, на основании указанной справки производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок в журнале операций или ином бухгалтерском документе. При этом исправления записываются способом «Красное сторно», и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа, обоснование внесения исправлений.

      На основании справки производятся записи в Журнал по прочим операциям.

      www.rudn.ru