Таблица материальных ценностей

7.4. Анализ движения материальных ценностей и изменения их остатков

Как видно из таблицы, остатки материалов в ТМО на конец года увеличились на 28,6 % по сравнению с остатками на начало 2001 г. Наибольший рост остатков (на 141,6 %) отмечается по хозяйственным материалам. Их увеличение в основном произошло в результате накопления строительных материалов для проведения текущих и капитальных ремонтов.
Значительно (на 86,3 %) возросли также остатки фитопрепаратов в связи с расширением деятельности по их заготовке в самом ТМО.
Увеличение же остатков на конец года по сравнению с их наличием на его начало по другим группам материальных ценностей — таре (на 75,7 %), медикаментам и перевязочным средствам (на 67,3 %), стоматологическим материалам (на 32,3 %), запасным частям (на 28,8 %) связано с превышением поступивших ценностей над израсходованными в результате их дополнительного приобретения за счет бюджетных ассигнований. Кроме этого, по некоторым материалам (медикаментам, запасным частям) следует отметить сокращение их расхода, что также содействует накоплению и, соответственно, увеличению остатков материальных ценностей.
Всего лишь на 1,6 % возросли остатки продуктов питания. Такое изменение вполне обосновано, так как значительный рост остатков по этой группе материалов не допускается в связи с необходимостью соблюдения сроков годности продуктов.
Остатки же топлива и ГСМ на конец 2001 г. сократились на 39,4 %. Это уменьшение объясняется в основном переводом системы отопления ЦРБ с твердого топлива на природный газ и, следовательно, уменьшением потребности в приобретении топлива.
Очевидно, что изменение остатков материальных ценностей происходит в результате их движения — поступления и выбытия материалов — в процессе работы учреждений. Поэтому для дальнейшей детализации анализа целесообразно осуществить оценку источников поступления и направлений выбытия материальных ресурсов.
Остатки материалов могут увеличиваться за счет финансирования из бюджета, внебюджетных средств, безвозмездного поступления, оприходования излишков, обнаруженных при снятии остатков, оприходования материалов, полученных от ликвидации основных средств, переноса со счетов основных средств, МБП, материалов, неправильно учитываемых на этих счетах. Анализ этих возможных направлений поступления ценностей конкретно для ТМО был проведен при оценке обеспеченности учреждений материальными ресурсами, когда фактические источники поступления материалов сопоставлялись с запланированными. Но кроме этого, такой анализ должен осуществляться и при оценке динамики источников приобретения.
Проведем сравнительный анализ источников поступления материальных ценностей по данным годового отчета о движении материальных ценностей (форма № 6) и справки о движении сумм финансирования из бюджета за 2000 и 2001 гг. При этом для сопоставимости показателей за 2 года переведем их в условные единицы исходя из сложившегося среднегодового курса доллара США в 2000 г. — 337 руб., а в 2001 г. — 976 руб. за 1 дол. США (табл. 7.20).
Таблица 7.20
Динамика изменения источников поступления материальных ценностей

Как видно из таблицы, в 2001 г. источники поступления материалов по сравнению с предыдущим годом возросли на 24 365,0 дол. США. Как и в предыдущем году, основным источником финансирования материальных затрат являлись средства бюджета. Причем в 2001 г. их доля в общем объеме денежных средств возросла на 1,2 % и увеличилась по сравнению с 2000 г. на 26 509,0 дол. США. Доля же внебюджетных средств сократилась с 8,5 % в 2000 г. до 5,3 % в 2001 г., что следует охарактеризовать как негативную тенденцию, требующую принятия мер по ее ликвидации.
Уменьшилась и сумма оприходованных материальных ценностей, полученных от ликвидации основных средств, МБП с 1 481,0 дол. США в 2000 г. до 1 167,0 дол.

В ТМО в основном материалы расходуются на нужды учреждения. В 2001 г. также незначительная часть материальных ценностей, находившихся в избытке, была реализована (на общую сумму 215,0 дол. США). В связи с порчей было списано материалов на сумму 98,0 дол. США, что на 14,0 дол. США меньше, чем в 2000 г. Кроме этого, в отчетном году были выявлены недостачи ценностей на сумму 348,0 дол. США, которые отнесены на виновных лиц. По сравнению с предыдущим годом сумма выявленных недостач возросла в 1,5 раза (на 116,0 дол. США), что свидетельствует о необходимости принятия мер по улучшению условий, содействующих обеспечению сохранности материальных ценностей.
Далее необходимо сопоставить остатки материалов на конец отчетного года в разрезе учетных групп со стоимостью израсходованных за год на нужды учреждения ценностей. Это позволит оценить состояние запасов материалов, что играет важную роль в бесперебойном обеспечении ими учреждений.
Из данных табл. 7.19 видно, что общий остаток материалов на конец года составил 7,8 % к стоимости материалов, израсходованных за год. В то же время остатки запчастей составляют 36,8 %, фитопрепаратов — 30,3 %, хозяйственных материалов и канцелярских принадлежностей — 22,5 %, тары — 21,0 %, стоматологических материалов — 19,2 % годового расхода, что свидетельствует о значительных запасах по этим группам материалов.
Раньше наличие больших запасов материальных ценностей свидетельствовало о нерациональном использовании бюджетных ассигнований и нарушении финансовой дисциплины. Суммы сверхнормативных запасов подлежали зачету при финансировании.
В настоящее время такой подход к анализу остатков материальных ценностей отменен, а нормы запасов по материалам не устанавливаются. Но с целью обеспечения нормальной деятельности организации это не отменяет необходимость определения этих норм и осуществления контроля за поддержанием запасов материальных ценностей на соответствующем уровне.
Нормы запасов материалов устанавливаются в процентах к годовой потребности по каждому виду материалов отдельно.
Для определения нормы запаса материалов в днях необходимо рассчитать, прежде всего, среднедневной остаток по каждому виду материальных ценностей за несколько лет. Среднедневной остаток определяют суммированием фактических остатков на первое число каждого месяца или квартала и на конец года и делением полученной суммы соответственно на 13 или на 4. Чтобы установить фактические запасы в днях, полученный среднедневной остаток умножают на 360 и произведение делят на сумму израсходованных на нужды учреждения за год материалов.
На основании утвержденных норм запасов материалов и продуктов питания в днях исчисляют нормативы запасов в денежном выражении. Они определяются делением годовой суммы расхода по отчету на 360 и умножением результата на норму запаса в днях. Если норма запаса утверждена в процентах, сумма годового расхода умножается на норму запаса в процентах и делится на 100.
В связи с тем что определение норм запасов — достаточно трудоемкий процесс, это целесообразно делать хотя бы по основным видам материальных ценностей, от обеспеченности которыми в первую очередь зависит степень удовлетворения потребностей обслуживаемого контингента в предоставляемых услугах, а также качество услуг.

economylit.online

Таблица материальных ценностей

В строительных организациях учет материальных ценностей ведется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным приказом Минфина РФ от 09.06.2001 №44н. В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным приказом Минфина № 94н от 31.10.2000 (в редакции приказа Минфина РФ от 07.05.2003 №38н) материальные ценности по составу группируются в разрезе следующих субсчетов к счету 10 «Материалы»:
10-1 — Сырье и материалы;
10-2 — Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;
10-3 — Топливо;
10-4 — Тара и тарные материалы;
10-5 — Запасные части;
10-6 — Прочие материалы;
10-7 — Материалы, переданные в переработку на сторону;
10-8 — Строительные материалы;
10-9 — Инвентарь и хозяйственные принадлежности;
10-10 — Специальная оснастка и специальная одежда на складе;
10-11 — Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.
В составе материальных ценностей строительных организаций учитывается приобретенная специальная одежда, специальная обувь и защитные приспособления. Эти средства выдаются работникам в соответствии с:
• Правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными постановлением Минтруда России от 18.12.98 №51;
• Типовыми нормами бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики, утвержденными постановлением Минтруда России от 30.12.97 №69.
Субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» предназначен для учета поступления, наличия и движения специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, находящейся на складах организации или в иных местах хранения.
На субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» учитывается поступление и наличие специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды в эксплуатации (при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации).
По кредиту субсчета 10-11 отражается погашение (перенос) стоимости специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды на себестоимость продукции (работ, услуг) в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат. Списание остаточной стоимости объектов при их досрочном выбытии отражается в корреспонденции с дебетом счета 91 «Прочие доходы и расходы».
В соответствии с приказом Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды» от 26 декабря 2002 №135н стоимость спецодежды погашается линейным способом исходя из срока полезного использования спецодежды.
Рассмотрим организацию бухгалтерского учета спецодежды в строительных организациях на примере.
Пример.
Условиями коллективного договора ООО «Стройка» предусмотрена выдача сварщикам комплекта спецодежды один раз в два года. Организация в январе 2004 г. приобрела 10 комплектов спецодежды стоимостью 4 720 руб. (в т.ч. НДС 720 руб.) за комплект и в том же месяце выдала ее работникам. Срок службы спецодежды установлен равным двум годам. Один из комплектов спецодежды списан в ноябре 2004 г. по причине полного износа вследствие интенсивной эксплуатации в производственных целях. В бухгалтерском учете будет сделаны следующие записи (Таблица 2.1.1):

Продолжение табл. 2.1.1.

Системы и методы учета материалов во многом зависят от способа их хранения. Существуют следующие виды складов:
— центральный (базисный);
— приобъектный.
Передача материалов с центрального склада на приобъектный склад не считается расходом материалов и отражается в учете как внутреннее перемещение.
На складах различаются следующие условия хранения материалов:
— открытое;
— полузакрытое;
— закрытое хранение.
Открытое хранение допускается для материалов, устойчивых к погодным условиям, а также для тех, хранение которых в помещении нецелесообразно или невозможно (гравий, песок, кирпич, лесоматериалы). Полузакрытое хранение подразумевает размещение материальных ценностей в бункерах и резервуарах. Закрытому хранению соответствуют территории складских помещений.
В строительном производстве система учета материалов может быть:
— непрерывной;
— периодической.
В основе системы непрерывного учета лежит оперативно- бухгалтерский (сальдовый) метод, который используется при закрытом способе хранения. Расход материалов определяется с помощью карточек, на которых ежедневно отражается их движение.
В основе периодического учета системы лежит инвентаризация, т.е. количество израсходованных материалов открытого хранения определяют на основании данных инвентаризации, проводимой ежемесячно по окончании месяца.
Расход материалов за месяц можно определить по формуле (1) уравнения материального баланса:

Рм= Он — Ок + Пм, (1)

Рм — расход материалов;
Ок — остаток материалов на конец месяца;
Он — остаток материалов на начало месяца;
Пм — приход материалов за месяц.
Материалы отпускаются в производство на основании лимитно-заборных карт (М-8), требований-накладных (М-11) по объему, весу, площади и счету с указанием кодов заказов, объектов строительства, видов работ, для производства которых они были отпущены, в строгом соответствии с разрабатываемыми строительной организацией и утверждаемыми ежегодно нормами расхода ресурсов.
Конструкции и детали в виде технологических комплектов завозятся на строительные площадки на основании комплектовочных карт в соответствии с графиками производства работ.
В строительстве также используется ряд специфических документов:
— материальные отчеты, составляемые каждым материально ответственным лицом (прорабом, начальником строительного участка), используются для списания материалов на производство (форма М-19);
— отчеты о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам (форма М-29);
— журналы учета выполненных работ по каждому выполненному объекту строительства (форма КС-6).
Материалы отпускаются в производство по производственным нормам; при этом возможны отклонения от норм, которые могут быть вызваны заменой одного материала другим, сверхлимитным отпуском. При замене материала оформляется требование на замену. К сверхлимитному отпуску материалов относится дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака и покрытием перерасхода материалов.
Отклонения должны быть оформлены сигнальными документами, которые прилагаются к материальным отчетам.
В целях организации правильного учета, анализа и обобщения причин отклонений разрабатываются группировки причин этих отклонений, а также перечень служб, отделов, деятельность которых может оказать влияние на возникновение отклонений. В зависимости от метода их выявления различают два вида отклонений от норм:
— документированные;
— недокументированные.
Документированные отклонения связаны с отклонениями от норм расхода по количеству в натуральном выражении. Они оформляются сигнальными документами. На основании сигнальных документов подотчетные лица должны составлять и представлять руководству строительной организации рапорт об отклонениях с необходимыми обоснованиями и намечаемыми мерами по ликвидации отклонений.
Обоснованный перерасход материалов по количеству, разрешенный руководителем строительной организации, подлежит списанию на затраты. При необоснованности расхода материалов перерасход подлежит возмещению за счет виновных лиц.
Недокументированные отклонения связаны с изменением цен. На эти отклонения никаких документов в период текущего учета не составляется.
Материалы оцениваются по фактической себестоимости приобретения, в которую включаются затраты на доставку до приобъектного склада.
При отпуске материалов в производство или ином их выбытии оценка материалов, производится одним из следующих способов, закрепленном в учетной политике предприятия:
— по себестоимости каждой единицы материалов;
— по средней себестоимости;
— ФИФО;
— ЛИФО.
В аналитическом бухгалтерском учете материалов используются учетные цены. Возможные варианты цен на материалы приведены в таблице 2.1.2.
При существенных отклонениях планово-расчетных и средних цен от рыночных цен они подлежат пересмотру. Такие отклонения не должны превышать, как правило, десять процентов.
В организациях, ведущих учет материалов по планово- расчетным ценам, разрабатывается номенклатура-ценник. Он составляется в разрезе субсчетов счета 10 «Материалы», а внутри субсчетов подразделяется по группам (видам). Наименования материальных ценностей записываются с указанием марки, сорта, размера, других отличительных признаков. Каждому такому наименованию присваивается номенклатурный номер (шифр). Далее указываются единица измерения, учетная цена и последующие изменения цен (новая цена и с какого времени она действует). Номенклатура-ценник может разрабатываться и в случаях, когда в организации применяются другие виды учетных цен.

Продолжение табл. 2.1.2

Материалы, поступившие от поставщиков, учитываются на счете 10 «Материалы», если право собственности на них перешло к покупателю. Если право собственности к строительной организации не перешло, то материальные ценности учитываются на забалансовых счетах:
002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;
003 «Материалы, принятые в переработку»;
005 «Оборудование, принятое для монтажа».
Материалы, принятые организацией на ответственное хранение, учитываются на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». На ответственное хранение принимаются материальные ценности в случаях:
— материалы ошибочно адресованы данной организации;
— материалы оплачены и приняты покупателем (заказчиком) на месте у поставщика (продавца), но временно оставлены у него покупателем (заказчиком) на ответственное хранение, когда задержка отгрузки (отправки, вывоза) материалов вызвана техническими и иными уважительными причинами;
— материалы, от оплаты которых организация отказалась ввиду порчи, поломки, низкого качества, несоответствия стандартам, техническим условиям, условиям договора и т.д.;
— в других случаях, когда находящиеся в организации материальные ценности ей не принадлежат.
Давальческие материалы учитываются на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку» по ценам, предусмотренным договором без налога на добавленную стоимость. Давальческие материалы — это материалы, принятые организацией от заказчика для переработки (обработки), выполнения иных работ или изготовления продукции без оплаты стоимости принятых материалов и с обязательством полного возвращения переработанных (обработанных) материалов, сдачи выполненных работ и изготовленной продукции.
Аналитический учет давальческих материалов ведется в разрезе заказчиков, по наименованиям, количеству и стоимости, а также по местам хранения и переработки (выполнения работ, изготовления продукции).
Организация, передавшая свои материалы другой организации для переработки как давальческие, стоимость таких материалов с баланса не списывает, а продолжает учитывать на счете учета соответствующих материалов (на отдельном субсчете). Стоимость материалов, переданных подрядчику для выполнения работ по договору, списывается со счета 10 «Материалы» субсчет 8 «Строительные материалы» в дебет счета 10 «Материалы» субсчет 7 «Материалы, переданные в переработку на сторону».
Рассмотрим бухгалтерский учет строительных материалов у субъектов строительного производства на примере.
Пример.
Стоимость материалов составляет 236000 рублей, в том числе НДС 36000 рублей.
В случае приобретения и передачи материалов генеральным подрядчиком субподрядной организации будет составлена следующая корреспонденция счетов (Таблица 2.1.3):

Возможен вариант, когда генеральный подрядчик перечисляет аванс субподрядной организации на покупку материальных ценностей. Корреспонденция счетов у субъектов строительного процесса приведена в таблице 2.1.4.
В случае передачи материалов заказчиком-застройщиком через генерального подрядчика субподрядной организации, у участников строительства будут сделаны бухгалтерские записи, представленные в таблице 2.1.5.
Ситуация покупки материалов генеральным подрядчиком с дальнейшей реализацией субподрядчику нами не рассматривается, так как экономически невыгодна.

Списание материалов с забалансового счета 003 «Материалы, принятые в переработку» у субподрядной организации производится на основании акта, подписанного двумя или тремя сторонами.
При представлении генеральным подрядчиком заказчику Справки о стоимости выполненных работ (Форма КС-3), стоимость материалов списывается записью:
Д-т сч.08 «Вложения во внеоборотные активы» субсчет 3 «Строительство объектов основных средств»
К-т сч.10 «Материалы» субсчет 7 «Материалы, переданные в переработку на сторону».
Налог на добавленную стоимость будет предъявлен в зачет бюджету заказчиком после ввода объекта строительства в эксплуатацию, с момента начисления амортизации по объектам производственного характера.

eclib.net

Форма МХ-2. Журнал учета товарно-материальных ценностей

В организациях, которые активно пользуются складскими ресурсами, естественным образом возникает необходимость вести учет материальных ценностей. Последние поступают и выбывают со склада либо иного места хранения. Для такого учета очень удобен специальный журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, по форме МХ-2.

Этот документ систематизирует информацию о всем движении товаров. Сверка с ним в состоянии разрешить спорные моменты при работе, касающиеся поступления или стоимости ресурсов.

Терминология

Тот, кто помещает что-либо на хранение, называется в журнале поклажедателем. Причем это может быть как отдельное лицо, так и целая организация. Помещать и принимать материальные ценности в этом случае могут разные лица. Главное, чтобы они являлись сотрудниками этой организации и имели соответствующие полномочия либо доверенности. Принимающее и возвращающее товарно-материальные ценности лицо чаще всего одно и то же – кладовщик.

ВАЖНО! Журнал предусматривает возможность взаимодействия и с другим сотрудником при возврате.

Таким образом, осуществлять принятие и возврат могут разные сотрудники. Если они имеют на это право, вносят свои данные и расписываются за осуществление какой-либо операции, то она совершается легально. В любом случае вестись бумага должна только материально ответственным лицом.

На основании каких бумаг формируется

Для корректного заполнения журнала понадобится информация из акта приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение по форме МХ-1. Этот первичный документ станет подтверждением достоверности данных. Также для журнала будет нужен акт о возврате товарно-материальных средств, сданных на хранение (форма МХ-3).

Данных, полученных на основании этих документов, будет достаточно, для того чтобы заполнить графы журнала со второй по восьмую. Остальные пункты заполняются непосредственно во время приема и передачи, после сверки и пересчета товаров (по необходимости).

Составные части

Журнал ведется только в бумажной форме, так как в нем должны ставить свои подписи материально ответственные лица. Документ включает в себя:

  • обложку;
  • четную сторону;
  • нечетную сторону.
  • Обложка подробно описывает организацию, которая занимается хранением. В частности, она должна содержать ее полное наименование, форму ОКПО, вид деятельности по ОКДМ, вид совершаемых ею операций, адрес, факс и контактный телефон, при наличии – структурное подразделение, в котором заводится журнал.

    Документ для каждого отдельного подразделения или склада заводится индивидуально.

    Четная сторона содержит само название бумаги, описание периода (с какой по какую дату ведется или велся журнал), должность и подпись с расшифровкой материально-ответственного лица, которое ведет журнал.

    Широкая таблица, в которую заносится необходимая информация, располагается на нечетной стороне и может продолжаться по необходимости долго. Если журнал распечатывается больше, чем на трех листах, то все последующие четные страницы повторяют содержание первой четной, а все последующие нечетные – первой нечетной.
    Столбцы должны содержать такую информацию:

  • первый — порядковый номер ведения записи;
  • второй — когда произошла фактическая передача имущества, число;
  • третий — ФИО того, кто отдает его на хранение (если он делает это от лица какой-либо компании, то упоминание о ней в этой графе также обязательно);
  • четвертый — какого вида имущество передается, а также вид упаковки (например, конфеты «Аленка» в картонных коробках);
  • пятый — единицу измерения товара (г, кг, тонн);
  • шестой — его количество и массу (либо только вес);
  • седьмой — стоимость;
  • восьмой — цену;
  • девятый – описание помещения хранения, включая адресные данные и контактный телефон;
  • десятый и одиннадцатый — номер и дату бумаг о приеме;
  • далее три столбца составляют описание принятия на хранение: какого числа это произошло, подпись с расшифровкой материально ответственного лица за эту операцию;
  • столбцы с пятнадцатого во восемнадцатый отвечают за описание возврата (заполняется поле проверки товаров по количеству и качеству), включающее ФИО возвращающего, его подпись с расшифровкой, а также номер и дату документа о возврате;
  • столбцы с девятнадцатого по двадцать первый созданы для постановки ФИО, даты и подписи поклажедателя после получения, свидетельствующие о том, что ТМЦ получены в полном объеме и претензий к процессу хранения он не имеет.
  • Некоторые столбцы при отсутствии данных допускается оставлять пустыми. Также можно ставить прочерки.

    Нюансы заполнения

    Подпись (с расшифровкой) в журнале учета поклажедателя при возврате товарно-материальных ценностей является, помимо прочего, еще и отказом от претензий.

    Перед тем как расписаться в документе, поклажедатель обязан проверить то, что он забирает, на соответствие количеству, качеству и пр.

    Если имеются какие-либо претензии по этим составляющим (например, считает, что при хранении часть товаров была некоторым образом повреждена), то он вправе не подписывать последний столбец журнала. Для разрешения подобного рода вопросов составляется акт о приемке товаров по количеству и качеству. Только так можно застраховать себя в ходе возможного судебного разбирательства.

    На какие законы ссылается

    Журнал имеет код формы по ОКУД 0335002. В самом начале его говорится о том, что эта форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 года №66. Однако с 2013 года именно такой бланк, как и многие другие первичные документы, стал не обязательной, а лишь рекомендательной для заполнения формой. Для издания собственных форм понадобятся веские основания и многочисленные упоминания в учредительных документах.

    Если поклажедатель превысил оговоренное в предыдущих время хранения, то отметка об этом факте обязательно должна присутствовать в журнале. Допустима пометка об этом в одной из граф о возврате.

    Обычно документ ежемесячно передается в бухгалтерию компании для сверки и контроля за движением товарно-материальных средств. Каждая организация вправе самостоятельно определять частоту такой передачи.

    assistentus.ru

    Образец книги учета материальных ценностей

    Вести книгу учета материальных ценностей не сложно. Но поскольку эта процедура предусмотрена в целях контроля за приемом материалов на предприятии и их выдачей, она играет особо важную роль. Лицо, ответственное за прибытие и выбытие товарно-материальных ценностей, должно предельно внимательно относиться к своей обязанности по документальному оформлению производимых операций.

    С 2015 года введена новая форма журнала учета материальных ценностей на предприятии, в связи с чем изменились некоторые правила заполнения и ведения первичной документации. Ввиду высокой значимости и максимальной ответственности за вмененное организационное имущество кладовщики и иные материально ответственные лица должны знать о произошедших изменениях и правилах документирования материальных потоков.

    Общие положения

    Цель ведения учета материальных ценностей – контроль сохранности и рациональности эксплуатации имущества предприятия. Сведения об имуществе, находящемся в местах хранения, вносятся в специальный складской журнал.

    Обязанности по ведению учета ценностей и заполнению документа возлагаются на материально ответственное лицо — кладовщика, назначаемого директором фирмы. К учету принимаются все материальные средства, поступающие на склад, вне зависимости от способа их приобретения и источника поступления.

    Материальные ценности, поступающие или выбывающие с предприятия, подлежат оприходованию и списанию по учетной книге в этот же день. Информация, содержащаяся в ней, должна полностью соответствовать фактическому наличию имущества в организации.

    Учет имущества осуществляется по названиям материалов (продукции, инвентаря и пр.), их количеству, сортам. Для этого заполняются отдельные страницы по каждому наименованию.

    Выдача материальных ценностей сотрудникам осуществляется кладовщиком под роспись. Факт ее совершения фиксируется в книге учета.

    Регулярно на предприятии проводятся проверки наличия материальных ценностей и состояния учетных документов. Бухгалтерские данные сверяются с содержанием складского журнала. После сверки сведений, полученных в результате проверки, в соответствующем разделе книги учета ставится специальная отметка.

    Нормативные акты

    Требование, установленное статьей 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что все хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, необходимо оформлять оправдательной документацией, т.е. первичными документами, по которым ведется бухгалтерский учет, отменено. Тем не менее, организации продолжают ему следовать ввиду требований иных нормативно-правовых актов.

    Если хозяйственная операция не оформлена первичным учетным документом, она не принимается к учету и не отражается в бухгалтерских регистрах. Первичная документация составляется на строгих бланках, включенных в альбомы унифицированных форм первичного учета.

    Постановление Правительства РФ №835 «О первичных учетных документах» требует применения разработанных и утвержденных форм первичных документов всеми фирмами вне зависимости от организационно-правовой формы.

    Порядок заполнения

    Сначала заполняется шапка документа (или титульная страница), в которую вносятся следующие данные:

  • полное наименование компании;
  • название структурного подразделения, где ведется учетный журнал;
  • должность и ФИО материально ответственного лица, ведущего книгу;
  • дата начала ведения документа (дата его закрытия проставляется по окончанию журнала учета).

На следующем этапе в таблицу вносится информация о предмете материальной ценности. По каждому наименованию оформляется отдельный лист. Таблица включает семь граф:

  1. Кодовое обозначение места хранения материальных ценностей – склада предприятия.
  2. Стеллаж.
  3. Ячейка.
  4. Единица измерения (это может быть штука, пачка, упаковка и т.д. в зависимости от вида имущества).
  5. Цена (за одну единицу хранимой вещи).
  6. Характеристики (размеры, сорт, профиль, марка).
  7. Норма запаса (представляет собой необходимое количество материальных ценностей в наличии на складе, позволяющее предприятию работать без перебоев).
  8. Далее вносятся сведения в строчку «Наименование материала», к примеру, «калькулятор», «машинка шлифовальная» или «бумага для принтера». Также проставляется код материала, который был присвоен ему бухгалтерией.

    Затем следует таблица, в которую заносятся отметки о поступлении и отпуске материалов. Запись в книге учета делается ответственным лицом по каждому факту приема или выдачи определенной материальной ценности. Таблица заполняется в следующем порядке:

    1. В первом столбце проставляется порядковый номер записи. Нумерация начинается с единицы. Соответственно, первая запись будет под номером «1».
    2. Второй столбец содержит дату произведения записи. Она должна соответствовать фактическому поступлению или выбытию материала.
    3. В третий столбец записывается дата и номер документа, являющегося основанием для приема материальной ценности (к примеру, лимитно-заборная карта при возврате на склад неиспользованных остатков) или ее выдачи (к примеру, ведомость на выдачу материала на нужды компании).
    4. Четвертый столбец должен отражать источник поступления материала (к примеру, поставщик) или подразделение предприятия, в которое выдана ценность, и его материально ответственное лицо.
    5. Вариант заполнения пятого и шестого столбца зависит от вида операции: прием («Приход» в пятом столбце) или выбытие (в шестом столбце «Расход»).
    6. Седьмой столбец содержит количество материала, оставшегося на складе по окончании текущей операции.
    7. Заключительный столбец предназначен для отметки о контроле. В нем вписывается дата произведенной проверки и проставляется подпись лица, которое ее провело.

    Последняя страница книги учета предназначена для внесения информации о проводимых проверках. Она также имеет табличную форму, состоящую из трех граф: дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего лица. Эта страница оформляется бухгалтером после фактического осуществления контрольных мероприятий.

    Форма и образец журнала

    Форму учетной книги утвердило Министерство финансов в 2015 году Приказом №52н. По ОКУД ее номер 0504206. Бланк носит обязательный характер для осуществления операций по учету товарно-материальных ценностей на предприятиях.

    Он используется при формировании учетной политики хозяйствующего субъекта с 2015 года (времени введения в практику) и носит название «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование». Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5, где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.

    Несмотря на то, что новая форма относится к первичной учетной документации, по своей сути она представляет собой регистр учета, который ориентирован только на ведение на бумаге.

    Наибольшее распространение журнал получил в ведении оперативного учета такого имущества, как спецодежда, средства индивидуальной защиты, рабочая обувь. Оформление его в электронном варианте не предусмотрено, поскольку в документе нет колонок для подписей ответственных лиц. Как правило, журнал ведет работник склада, заполняя его ручным способом. Бланки получить можно путем обычной распечатки электронной версии или заказа в типографии.

    Учетный журнал ведется бессрочно, пока не будет полностью заполнен. Обложка должна содержать название компании, должность и ФИО ответственного за его оформление лица, даты заведения и окончания документа. Все листы подлежат последовательной нумерации. Они должны быть прошиты, скреплены с заверением фирменной печатью.

    При принятии решения на предприятии о корректировки утвержденных форм (внесении дополнительных реквизитов), все вносимые изменения необходимо оформлять соответствующими локальными организационно-правовыми актами.

    Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер. Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации. К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации.

    Итак, книга учета материалов ведется в месте их поступления, хранения и выдачи в пользование. Каждая операция должна вноситься в документ в день ее осуществления. Бланк журнала представляет собой табличную форму. Сложностей в его заполнении не возникает. Главное – делать записи вовремя с проставлением подписей ответственных лиц. Для каждого вида материалов отведена отдельная страница. Все они обязательно нумеруются.

    Структурную основу книги допускается менять. Однако, сохранение установленных изначально в унифицированном варианте реквизитов обязательно.

    znaybiz.ru