Справка подтверждения о проживании в гостинице

Документ, подтверждающий проживание в гостинице

Форма учетного документа 3-Г давно недействительна. Гостиницам разрешено использовать самостоятельно разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты. Какой документ может подтвердить проживание командированного работника в гостинице?

Из разных гостиниц работники привозят документы различной формы, они не похожи на образец бланка 3-Г, который действовал согласно старым инструкциям. Но все они содержат обязательные реквизиты, которые регламентированы положением о бухгалтерском учете, предъявляемым к первичным документам. Перечень таких реквизитов регламентируется законодательством о ККТ, а не правилами бухгалтерского учета. Только тогда документ может служить оправдательной «первичкой».

Собственные бланки

Организация напомнила о ранее действующем бланке строгой отчетности, применяемом в качестве форм первичного учета для отечественных гостиниц. Однако форма учетного документа 3-Г, утвержденная Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, уже давно недействительна. Применять ее разрешалось только до 1 декабря 2008 г.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» бланки строгой отчетности в определенных видах услуг, оказываемых населению, утверждают федеральные органы исполнительной власти. В тех сферах услуг населению, где формы первичных документов не утверждаются при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, разрешено использовать самостоятельно разработанный документ. Какого-либо дополнительного утверждения на федеральном уровне формы такого документа при этом не требуется.

Обязательные реквизиты

Разумеется, разработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты. В упомянутом выше порядке расчетов с населением без применения ККТ (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечень обязательных реквизитов бланков закреплен в п. 3.

В свою очередь, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает применять в качестве оправдательных документов первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам. И только, если унифицированных форм нет, разрешено применять собственные формы первички. Обязательные реквизиты для таких документов установлены в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Однако одно дело соблюдение законодательства о ККТ. Намного проблематичнее бывает обосновать затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Сравним оба перечня обязательных реквизитов, опустив условия для ИП (см. таблицу).

Федеральный закон
от 21.11.1996 N 129-ФЗ

www.mosbuhuslugi.ru

Отчетные документы за проживание в гостинице

После командировки работник обязан подвердить расходы по найму жилья. Посмотрим, какие необходимы отчетные документы за проживание в гостинице и как они должны быть оформлены.

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать. В соответствии с Постановлением № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться. Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Где сотрудник может проживать

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

  • гостиницу, отель;
  • служебную квартиру;
  • арендованную квартиру;
  • жилые помещения у родственников.
  • В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

    Какие документы сотрудник должен предоставить

    Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

  • счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
  • договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
  • в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.
  • Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

    m.ppt.ru

    Образцы справки гостиницы

    Образец справки о проживании в гостинице

    Каждый, кто хоть однажды был направлен в командировку, знает, что по возвращению следует предоставить ряд подтверждающих документов для компенсации собственных затрат на проживание. Зачастую гостиницы выдают лишь кассовый чек с указанием суммы проживания, однако этого для компании-работодателя не достаточно. Дабы бухгалтерия предприятия компенсировала вам все растраты, отель обязан выдать еще и справку о проживании в гостинице, образец которой можно изучить на нашем сайте.

    Требования к правильному составлению справки

    Чтобы справка о проживании в гостинице была составлена юридически правильно, в ней должны содержаться следующие реквизиты:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника, который проживал в гостинице;
  • ИНН и паспортные данные;
  • адрес компании, где работает сотрудник;
  • тип и стоимость услуги, а также количество дней, которые работник проживал в гостинице;
  • общая стоимость основной услуги и дополнительных (интернет, питание, уборка и прочее);
  • наименование операции и вид оплаты (наличными или банковской картой);
  • дата въезда и выезда из отеля;
  • дата совершения оплаты.
  • Почему справку о проживании в гостинице лучше купить?

    Может показаться, что сделать справку о проживании в гостинице по образцу проще простого. Возможно, это действительно так. Однако предоставив такой документ в бухгалтерию компании-работодателя вы не только можете «упасть в грязь лицом» перед руководством, но и лишиться рабочего места.

    Все потому, что работодатель может проверить факт вашего пребывания в гостинице. В случае звонка или письменного запроса в отель, он получит отказ и тогда будет положено начало ваших неприятностей. Поэтому справку о проживании в гостинице лучше купить на нашем сайте. Любой документ мы вносим в реестр, а каждый наш клиент числится как реально проживающий. Поэтому в случае запроса вашего руководства факт проживания будет подтверждён, а все ваши затраты будут компенсированы.

    Наша компания в кротчайшие сроки изготовит справку о проживании в гостинице, образец которой можно найти на сайте. В случае возникновения вопросов, обращайтесь по указанным номерам или пишите в онлайн чат.

    мы работаем только с реальными гостиницами и выдаем только подлинные документы;

    мы платим все налоги, и имеем свидетельство о регистрации в налоговой инспекции;

    бесплатная отправка документов в случае занятости клиента;

    каждый клиент числится как реально проживающий.

    xn—-8sbaki4azawu5b.xn--p1ai

    Образцы командировочного отчета: справка, чеки, квитанции, счета по форме 3 Г

    Ниже представлены примеры Гостиничных документов

    Гостиничный счет — Форма 3-Г

    Акт выполненных работ

    Прейскурант с ценами гостиницы

    Посмотреть как будет выглядеть именно ваш пакет документов Вы можете получив его копию по электронной почте или смс-сообщением (Viber / WhatsApp). Для этого при заказе сообщите об этом оператору. После чего мы подготовим и отправим Вам отсканированую или сфотографированную копию документов.

    Заказать Гостиничные чеки

    Командировочный отчет образец

    Все документы, относящиеся к служебным поездкам, строго проверяются налоговыми органами. Только некоторую их часть оформляет непосредственно сама компания. Остальные отчетные документы за проживание в гостинице, образец которых есть на самом предприятии, должен предоставить сам проживающий во время служебной командировки в отеле сотрудник.
    За три дня после возвращения сотрудник должен предоставить командировочный отчет, образец бланка которого он получит в бухгалтерии предприятия. Для такого отчета предусмотрен официально утвержденный бланк. Авансовый отчет по командировочным расходам, образец заполнения которого можно заранее изучить, должен сопровождаться следующими бланками:

  • документы – подтверждение всех расходов;
  • командировочное задание от руководителя компании и отчет о ходе его выполнения;
  • командировочное удостоверение с пометками о сроках пребывания в гостинице.
  • Расходы на проживание

    Большинство прибывающих в командировку людей, предпочитают проживать в гостиницах. Подтвердить данный факт может счет на оплату проживания в гостинице, образец конкретного бланка определяет последующий учет затрат.
    Когда образец счета гостиничных услуг представляет собой бланк строгой отчетности, который оформляется по форме 3г, отель может не выдавать кассовый чек.
    Однако некоторые организации выставляют квитанцию за проживание произвольного образца. В данном случае для оформления авансового отчета и возмещения всех финансовых затрат необходим еще кассовый чек и счет-фактура.
    Документальное подтверждение проживания в отеле
    При заселении командированного сотрудника в отеле оформляется квитанция на оплату проживания в гостинице, образец договора на оказание услуг, в обязательном порядке содержащий:

    • наименование организации-исполнителя, гостиницы или отеля;
    • данные потребителя;
    • стоимость услуги за отдельное место проживания;
    • иные данные исполнителя услуги, вносимые в документ на собственное его усмотрение.
    • При этом не требуется обязательного указания в образце квитанции гостиницы других данных исполнителя, например, фактического или юридического его адреса.
      Оформленный отелем счет можно считать подтверждением оказанных услуг. Когда в гостинице нет контрольно-кассовой техники, и сотрудник не может получить кассовый чек гостиницы, фото и бланк строгой отчетности по соответствующей форме должны быть обязательно оформлены. Основные реквизиты этих документов:

    • место нахождения исполнителя;
    • ИНН предпринимателя;
    • номер и серия бланка и т.д.
    • Справка-подтверждение о проживании в гостинице и образец бланка строгой отчетности не должны быть изготовлены самостоятельно, бланки должны быть отпечатаны в профессиональной типографии.
      Выдача гостиничного чека, образец которого можно уточнить на ресепшене отеля, за оказанные услуги производится лицом, оказывающим их и принимающим плату. При отсутствии кассы гостиничные чеки, фото могут быть оформлены в виде ПКО – приходного кассового ордера, а он может считаться подтверждением расходов на проживание. В таком документе должны присутствовать реквизиты оказывающего услугу лица, стоимость данной услуги, ее вид, дата оказания, а также лицо, получившее эту услугу.
      Образец чека за проживание в гостинице в виде ПКО может быть выдан при поступлении денежных средств в кассу гостиницы. Поэтому сотруднику по данному документу могут быть возмещены все расходы на отель, если документ содержит все обязательные реквизиты.
      Для того чтобы командированному сотруднику были оплачены все расходы на проживание, он должен кроме чека предоставить справку о проживании в гостинице, скачать образец которой можно на сайте отеля. Такая справка не является бланком строгой отчетности, каждый отель может разработать индивидуальную форму. Однако в документе должны содержаться определенные данные о лице, предоставляющем услуги, лице, получающем услуги, наименование гостиницы, срок предоставленных услуг и т.д.
      После возвращения из командировки сотрудник может попросить в бухгалтерии своей компании образец заполнения авансового отчета, командировочные расходы подтвердить и возместить все свои затраты.

      gostinichnye-cheki.moscow

      Справка подтверждения о проживании в гостинице

      Составной частью расходов на командировки являются гостиничные документы для командировочных. Проживание в гостинице командированного сотрудника должно подтверждаться соответствующими документами (счетом, кассовым чеком, квитанцией к ПКО). Какой из этих документов необходимо предоставить руководителю? И как поступить, если в счет включен завтрак? На эти и подобные вопросы Организации необходимо возместить работнику понесенные расходы на съем жилого помещения во время командировки (ст.168 Постановление правительства РФ от 13.10.2008 №749). Но для этого сотруднику необходимо предоставить гостиничные документы для командировочных.

      Пример гостиничного чека с расценками за обслуживание

      Счет из гостиницы

      Какой подтверждающий документ должен предоставить командировочный за проживание в гостинице, чтобы фирмы при проверке не было претензий со стороны налоговой инспекции? Если в отеле не используют контрольно-кассовую технику (КТТ), то необходимо оформить бланк строгой отчетности (БСО), разработанный в свободной форме. При этом название документа может содержать слова – квитанция, счет, гостиничный чек, ваучер. До 01.12.2008 г. применяли форму №3-Г, созданную по приказу Минфина России. В настоящее время эта форма не используется, и чиновники не рекомендуют его применять в качестве БСО.

      Каждая гостиница имеет право разработать свой БСО. Здесь необходимо учесть требования, предъявляемые чиновниками к оформлению БСО. Если не будут выполняться требования, то документ не смогут отнести к БСО. Естественно, у компании, чей командированный сотрудник предоставит такой документ появятся трудности с учетом расходов на жилье и вычтут НДС по этим расходам. Что это за требования?

      Бланк строгой отчетности гостиничных документов для командировочных должен иметь обязательные реквизиты, список которых указан в п.3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов. Такими документами являются название документа, номер и серия, название организации, которая оказала услуги, ее адрес и ИНН, мокрая печать.

      Изготовление бланков происходит типографским способом, исключая компьютерную распечатку. Возможно также использование автоматизированной системы с защитой от несанкционированного доступа, идентификацией/фиксацией и сохранением всех операций с документов на протяжении 5 лет. При заполнении документа автоматизированной системой сохраняется присвоенный номер и серия его бланка.

      Если сотрудник предоставил гостиничные документы для командировочных не удовлетворяющие данным требованиям, и организация учла обложение налогом прибыли расходы на проживание, то при предъявлении претензий налоговой инспекцией у нее есть возможность отстоять свои права в суде. Другой вариант – это в гостиничном комплексе используется контрольно-кассовая техника. БСО в этом случае может не оформляться, а документом, который подтверждает оплату проживания считается кассовый чек. К нему должен быть приложен документ (чаще всего счет), в котором предоставлена полная информация о проживании лица.

      Как поступить в ситуации, если сотрудник, вернувшись из командировки, предоставил вместо чека или БСО предъявил квитанцию к ПКО (приходно-кассовому ордеру)?

      Пример ПКО о проживании в гостинице

      В этой ситуации вероятны проблемы при проверке. Работники налоговой инспекции могут посчитать такие расходы неправильно учтенными при обложении налогом прибыли, но в судебном порядке организация имеет возможность отстоять свою правоту. Кроме того, вероятно будут насчитаны доначисления НДФЛ и взносов по страховке на сумму компенсации расходов по проживанию на основании квитанции к ПКО. Практически проверяющие могут посчитать, что компенсация гостиничных затрат, имеющих подтверждение квитанцией, образует доход сотрудника. Однако, в суде доначисление на ЕСН и НДФЛ было определено как неправомерное. Суд сослался, что затраты на проживание в гостинице подтверждаются другими документами.

      В этой ситуации к авансовому отчету прилагались квитанции к ПКО, являющиеся официальными документами, что подтверждают прием денег продающей стороной. Отсутствие чека кассового аппарата, при предоставлении других документов, не может являться точным свидетельством нецелевого использования командированным лицом платежных средств и получения выплат, которые облагаются ЕСН и НДФЛ.

      Выданные сотрудникам под отчет средства не были их доходом, потому что были применены в интересах организации. 09.10.2015 Правительство РФ своим Постановлением №1085 утвердило новые Правила предоставления гостиничных услуг. У них отмечается обязанность гостиничного комплекса выдать постояльцу кассовый чек или документ, созданный на бланке СО.

      Есть надежда, что с появлением новых правил гостиницы будут более ответственно относиться к оформлению документов, и прекратят выдачу документов, не соответствующих законодательству.

      Отсутствие документов на проживание

      В случае, если работник не привез гостиничных документов для командировочных, есть возможность сделать запрос в гостиницу о справке, которая подтверждает факт проживания лица именно в этой гостинице.

      Справку дали о подтверждении проживания в гостинице

      Некоторые работники налоговой инспекции требуют информацию по детализации предоставленных услугах и подтверждения оплату проживания командированного работника. Организация, в свою очередь, подает документы, которые устанавливают период нахождения командированного работника в месте расположения гостиницы. Есть риск, что такой справки недостаточно для местных налоговиков.

      Поэтому организации должны готовиться к спорным ситуациям. В суде организация имеет право оспорить претензии со стороны ИФНС, потому что документы, имеющие косвенное подтверждение расходов должны быть приняты во внимание.

      Гостиничные документы для командировочных могут отсутствовать и по другим причинам. Организации, в которых командировки достаточно частые, могут снимать с этой целью квартиру. В таком случае организация сама оплачивает арендованную квартиру, а работник не получает компенсации за проживание. В этом случае организации разрешено учитывать при налогообложении прибыли траты на аренду квартиры только за время фактического проживания работника в ней.

      Если договор аренды квартиры заключался на полгода, а совместный срок командировок сотрудников, по очереди проживавших 5,5 месяцев, то плату за найм в последние полмесяца налоговые инспекторы сочтут необоснованной в налоговом плане расходом организации.

      В счете завтрак

      Каждый гостиничный комплекс оснащен рестораном, кафе или столовой, где клиентам предлагают завтрак. Если цена за питание будет включена в счет гостиницы отдельно, то эти траты организацией лучше в «налоговые» расходы не включать. Это обосновано п.п. 12 п.1 ст.264 НК РФ, где сказано, что к тратам относятся затраты сотрудника на оплату допуслуг, которые оказывают гостиницы (кроме обслуживания в ресторанах и барах, в номере, пользование оздоровительными объектами). Если в гостинице отсутствует кафе или ресторан, а есть столовая, то это ограничение можно игнорировать. Это — рискованно и организациям удается доказать свою правоту и правильность учета в «прибыльных расходах» цены завтрака в гостиничной столовой.

      Бывают ситуации, когда налоговики не отличаются лояльностью. В связи с этим, чтобы избежать налоговых рисков организация может не брать во внимание траты на завтрак при налогообложении прибыли. Кроме налога на прибыль риск возникает в НДФЛ и страховых взносах. Проверяющие налоговые инспектора доначисляют их на стоимость завтрака, которая отражена в счете гостиницы.

      Согласно официальных разъяснений Минфина РФ, отдельно выделенная стоимость в счете гостиницы за питание, то у работника появляется натуральный доход. Компенсация питания не подлежит возмещению по расходам за найм жилого помещения, освобожденное от налогообложения. В этой ситуации на питание отдельно начисляют НДФЛ и ЕСН. Что предпринять, если в счете гостиницы присутствует завтрак, но его стоимость не обозначена отдельной суммой. Такая ситуация довольно частая и организации, учитывающие расходы на основе такого счета, имеет налоговые риски. В своей практике налоговики определяют стоимость завтрака с помощью расчетов или полностью выводят всю сумму из «прибыльных расходов». Ни один из этих вариантов не имеет законных оснований.

      Организация имеет право оспорить действия налоговых инспекторов в суде. Работники налоговой инспекции смогут доначислить НДФЛ со стоимости завтрака, определенного с помощью расчетов. В этой ситуации организация в суде сможет аргументированно доказать отсутствие обязанности начислять и уплачивать этот налог. Что касается страховых взносов, то проверяющие их не начисляют в связи с официальным разъяснением, которое рекомендует не начислять страховые взносы на цену проживания командированного сотрудника в гостиничном комплексе, где в проживание включена стоимость завтрака.

      Другие гостиничные сервисы

      Кроме стоимости проживания, организациям приходится оплачивать спектр дополнительных сервисов. Одним из таких является бронирование номера. Согласно пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ траты работника на оплату допуслуг, которые оказываются гостиницами также подлежат возмещению, кроме обслуживания в барах, ресторанах, номерах, использование оздоровительных объектов. Финансовое ведомство полагает, что бронирование номера это допуслуга, оказываемая гостиницами, что означает необходимость ее учета при налогообложении прибыли. Естественно, при наличии соответствующих документов – чек ККТ, БСО. Стоимость химчистки организация учитывает при налогообложении прибыли на условии обоснования производственной направленности и экономической обоснованности такого вида расходов. Это не трудно сделать, если служебная командировка посвящена встречам с людьми, деловым переговорам и т.п., где сотрудник обязан хорошо выглядеть.

      Лимит расходов

      Некоторые организации в целях экономии расходования средств устанавливают лимит расходов во время рабочей командировки. Здесь возникает вопрос: при превышении данного лимита сотрудником и предоставлении им счета гостиницы на всю стоимость проживания, есть ли необходимость удерживать с работника НДФЛ? Ответ – нет. Не облагаются НДФЛ признанные законодательством компенсационные выплаты, которые связаны с возмещением командировочных расходов. В доход командированного сотрудника на будут включены фактически произведенные и документально доказанные траты по найму жилого помещения. Если есть письменное заявление сотрудника с описанием причин перерасхода и приказ работодателя о возмещении полной цены за аренду, то от НДФЛ вся сумма, указанная в гостиничных документах для командировочных, освобождается в случае, если она превышает установленный организацией ограничение. Вся сумма компенсации трат сотрудника по аренде помещения в месте командирования может учитываться с целью налогообложения прибыли. Ст.168 в Трудовом кодексе РФ гласит, что работодатель должен возместить командированному сотруднику его траты по аренде жилого помещения.

      Траты по найму жилого помещения относят к прочим расходам, которые связаны с производством. В этом случае в НК РФ не существует обязанности по установлению лимита «гостиничных» трат. При каких условиях происходит вычет НДС? НДС, который платится в составе расходов на жилье в гостинице, компания может принять к вычету. Чиновники ставят условия: чтобы вычесть НДС необходим счет, оформленный на БСО, указание в документе суммы НДС (основание – письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015). Эти выводы сделаны на основании п.18 Правил ведения книги покупок, используемой во время расчета налога на добавочную стоимость. В этом документе указано, что гостиничные услуги в книге регистрируются БСО с указанной суммой налога. При выдаче гостиницей счета-фактуры и кассового чека вместо БСО, то можно вычесть НДС.

      Если счет за аренду жилья выдан на бланке свободной формы, то вычесть НДС невозможно, даже если есть кассовый чек с указанной суммой налога. Налоговые инспекторы, проверяя гостиничные документы для командировочных просматривают документы от гостиниц на предмет отдельного указания суммы НДС. Формулировка «в том числе и НДС», по мнению налоговиков, не дает права на вычет. Хотя в суде можно доказать возможность вычета НДС в данной ситуации. Положительные результаты уже есть в арбитражной практике.

      moskowchek.ru