Реестр передачи писем

Как составить реестр писем?

Вопрос-ответ по теме

Как составить реестр внутренних документов, таких как письма подрядчикам, информационные письма, входящие письма?

Реестр, в широком смысле слова, — это список, перечень, опись, т.е. это форма систематизации и учета каких-либо объектов. Она не зависит от вида документирования и формы представления информации (на бумажном носителе, в электронном виде и др.). Также у этого термина есть специальные определения, например, «реестр Windows», которое означает иерархическую базу данных параметров и настроек операционных систем компании Microsoft Windows.

С точки зрения общего делопроизводства под реестром как правило понимается систематизированный перечень, предназначенный для облегчения поиска документов или сформированных дел. Так по сути реестром являются и номенклатура дел, и архивные описи. А базовое предназначение любой СЭД – упорядоченное хранение (тот же реестр) информации о поступающих, отправляемых документах, приказах, внутренних нормативных или иных документах, создающихся и обрабатываемых в организации.

Ведение отдельных видов реестров регламентируется законодательно, например, Федеральным законом от 22.04.1996 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» установлен порядок ведения репозитарием реестра договоров (ст.15.8), а Федеральным законом от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» регламентируется состав и правила ведения Единого государственного реестра недвижимости (ст. 7).

Если на государственном или отраслевом уровне не установлены правила и ограничения по ведению тех или иных реестров, перечней, списков, то они регламентируются внутренними нормативными документами организации, например, Инструкцией по делопроизводству.

Отвечая на Ваш вопрос нужно в первую очередь понять с какой целью необходимо составить данный реестр и о каких документах идет речь, т.к. письма (входящие, исходящие) не являются внутренними документами, а являются справочно-информационными документами. Возможны следующие варианты:

  1. Необходимо в целом упорядочить массив писем, которые обрабатываются в организации. В таком случае речь идет о регистрационных базах, которые могут иметь форму журнала регистрации, электронных таблиц и ресурсов, систем электронного документооборота (СЭД). Соответственно, набор полей, лицо, ответственное за делопроизводство или исполнитель определяет самостоятельно в зависимости от необходимости поиска той или иной информации. Традиционные графы в учетных формах: дата документа, дата поступления документа, регистрационный номер, заголовок, автор документа, исполнитель, количество листов.
  2. Если письма имеют важное значение и подлежат передаче в архив, то при формировании дела на них нужно составить внутреннюю опись. Форма описи регламентируется Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526. В остальных случаях внутренняя опись не составляется, учет документов ведется по регистрационным базам данных.
  3. По такому же образцу можно составить и любой реестр в случае необходимости передачи документов внешней организации, или в структурное подразделение по запросу. Если необходимо передать документы, то обязательно составляется сопроводительное письмо, в котором указывается причина передачи и прилагается реестр документов. Если объем документов небольшой, данная информация может быть включена в текст сопроводительного письма и оформлена как отметка о наличии приложения. Если же перечень значительный – он будет являться приложением к данному письму.
  4. В заключение следует отметить, что необходимость составления реестра любых документов, а также форма данного реестра должна определяться организацией самостоятельно, если данное требование не регламентируется какими-либо внешними нормативными документами и/или законами.

    Как правило, реестр составляется в табличной форме, однако допускается оформление и в виде нумерованного списка. Соответственно, количество и содержание граф реестра определяется в зависимости от назначения данного документа.

    www.sekretariat.ru

    Акт передачи документов в цифровую эпоху

    Передача электронных документов в архив организации уже давно стала важной задачей, стоящей перед работниками службы ДОУ. Как оформить акт передачи документов на электронных носителях в архив, расскажем в настоящей статье.

    Из статьи вы узнаете:

    Какими правовым актами регулируется передача документов

    В основополагающих для любого архива Основных правилах работы архивов организаций (далее — Правила) хранению ЭД посвящены пп. 1.3.4, 2.3.5, 4.4.2.4 и 4.4.2.5. В них:

  5. озвучивается обязанность архивов организаций принимать, хранить и использовать ЭД, а при необходимости — передавать их на государственное хранение;
  6. приводятся правила подготовки ЭД к передаче в архив;
  7. заявляется, что место хранения ЭД определяет руководитель организации, выбирая из двух вариантов: архив или ИТ-служба;
  8. приводятся обязательные условия архивного хранения ЭД.
  9. Скачайте документы по теме:

    Поскольку Правила являются обязательными для всех предприятий и организаций, независимо от того, в каком секторе экономики осуществляется их деятельность, указанными статьями и следует руководствоваться при разработке системы хранения ЭД.

    Электронный документ

    Какие документы будут существовать в бумажном, а какие в электронном виде — решать, конечно, организации. В большинстве случаев видовой состав ЭД компании формируется стихийно, существует годами и зачастую касается только внутренних документов. Если же предприятие организованно переходило на электронный документооборот, то вполне возможно, что ряд документов поменял формат со дня внедрения СЭД. Напомним, что рекомендуемый перечень деловых бумаг, которые можно вести в электронном виде, можно найти в приложении к приказу Росархива от 29.04.2011 № 32.

    Электронные документы в номенклатуре дел организации

    ЭД помещаются в номенклатуру дел организации в общем порядке, не требуя никакого особого обращения, специальных разделов и т. п. Единственное, чем они отличаются от своих бумажных собратьев, — пометкой «Электронный документ» в графе «Примечание». Сроки хранения ЭД полностью соответствуют срокам хранения прочих деловых бумаг и определяются по тем же перечням и нормативным правовым актам.

    Приведем пример того, как выглядит в номенклатуре дел электронное дело «Служебные записки»:

    Срок хранения дела и № статей по Перечню

    5 лет ЭК Ст. 87, 88, 89

    Некоторые сложности могут возникнуть при заполнении графы «Количество дел» по истечении календарного года. Неизвестно, количество чего именно должно быть здесь указано. По нашему мнению — количество носителей, на которые записаны ЭД, входящие в дело.

    Каждое дело помещается на отдельный носитель информации, и один носитель в данном случае по своим функциям аналогичен бумажному тому дела. Он формируется и оформляется по тем же правилам, за исключением того, что, если позволяет объем памяти носителя, на него можно записать все компоненты дела, тогда как в один том или часть следует помещать не более 250 листов бумаги. Таким образом, в графе 3 могут появиться следующие записи: «1 компакт-диск», «2 компакт-диска» и т. д.

    При составлении итоговой записи к номенклатуре дел никаких специальных пометок про электронные дела проставлять не нужно.

    Экспертиза ценности электронных документов

    В целом экспертиза ценности ЭД проводится в том же порядке, что и экспертиза ценности документов на бумажных носителях. К ней прибегают, во-первых, при составлении номенклатуры дел, во-вторых, при выгрузке ЭД из информационной системы (СЭД) для передачи в архив организации, в-третьих, при подготовке их к передаче в Госархив.

    Передача ЭД в архив организации происходит не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством. Если в организации действует СЭД, данные предварительно выгружаются из нее.

    Электронный формат подразумевает и некоторые особенности проведения экспертизы ценности. Они изложены в п. 7.2. проекта Рекомендаций ВНИИДАД.

    По результатам экспертизы ценности ЭД отбираются для передачи в архив организации. При необходимости они конвертируются в форматы архивного хранения, после чего записываются на носители информации.

    Процедура передачи электронных документов

    Подготовленные к архивному хранению носители информации с записанными на них ЭД передаются в архив организации по сдаточным описям.

    Получая ЭД, принимающий работник архива должен:

    сверить передаваемые ему ЭД со сдаточными описями;

    проверить, не записался ли заодно с электронным делом на носитель какой-либо вирус (что вполне возможно даже внутри одной организации, не говоря уже о приеме документов извне);

    проверить, воспроизводятся ли записанные на носители файлы.

    Только убедившись в том, что все в порядке, принимающий ЭД работник архива ставит свою подпись в сдаточной описи.

    Прием электронных документов

    После того, как опись оформлена, работник архива должен зафиксировать новые поступления в учетных бумагах.

    Согласно Рекомендациям ВНИИДАД (п. 5.2.) для фиксации учетных данных в архиве должны быть следующие деловые бумаги:

  10. книга учета поступлений электронных носителей (инвентарная книга);
  11. книга учета единиц хранения ЭД;
  12. список фондов;
  13. лист фонда;
  14. лист учета ЭД фонда;
  15. описи электронных дел;
  16. реестр описей.
  17. Акт передачи документов: образец

    Ниже приведен типовой образец акта приема-передачи дел:

    Кроме акта передачи дел, в Основных правилах приведена форма Книги учета поступления и выбытия документов (Приложение 24). Эта книга — основной регистрационный документ, в котором подробнейшим образом описываются поступающие в архив деловые бумаги и фиксируются факты их выбытия. Кроме того, эта форма является единственной утвержденной и обязательной для использования в архивах организаций. Мы предлагаем расширить ее, добавив графы в соответствии с приведенным выше описанием. Тогда все дела, передаваемые в архив, будут описываться в одной учетной деловой бумаге, независимо от их носителя. При регистрации дел на бумажных носителях в этих графах достаточно поставить прочерк.

    Использование электронных документов в архиве

    ЭД хороши тем, что для того, чтобы ознакомиться с ними, работникам организации не нужно идти в архив. Достаточно обыкновенного запроса, направляемого по электронной почте. В ответ на запрос работник архива высылает файл нужного ЭД или выкладывает файл в локальную сеть. Пожалуй, даже формы запроса изобретать не нужно. Достаточно знать, что и кому направляется.

    Уничтожение электронных документов

    Рекомендации ВНИИДАД не содержат раздела, посвященного уничтожению ЭД. Но очевидно, что процессы уничтожения электронных и бумажных носителей аналогичны. ЭД даже необязательно выделять и уничтожать отдельно. Порядок действий таков:

    по результатам экспертизы ценности деловых бумаг организации (всех, не только электронных) составляется акт о выделении к уничтожению единиц, не подлежащих хранению, который согласуется экспертной комиссией;

    деловые бумаги уничтожаются, о чем должен остаться отдельный документ: как правило, это или договор с подрядной организацией, сопровождающийся актом приемки-передачи документов на уничтожение, или собственный акт организации.

    Форма акта о выделении к уничтожению деловых бумаг, не подлежащих хранению, приложена к Основным правилам (Приложение 4). В нее вносятся все деловые бумаги организации, срок хранения которых истек, и которые экспертная комиссия приняла решение уничтожить. В графе «Примечание» напротив ЭД ставится соответствующая отметка.

    Как физически уничтожить компакт-диски? Очень просто: пропустить по одному через шредер или разрезать крупными ножницами. Никакого специального оборудования для этого не требуется.

    Акт приема-передачи документов

    Статьи по теме

    При заключении договора может понадобиться передать контрагенту те или иные документы. Акт приема-передачи документов подтвердит, что компания выполнила эту обязанность. Читайте в статье, когда применяют акт и как его оформить.

    При передаче документов по договору оформляют акт

    Один из принципов договорной работы – документально подтверждать любое действие. Это снижает риск разногласий между контрагентами. Кроме того, в случае спора компания сможет доказать в суде, что выполнила свою часть обязательств. В частности, когда при заключении договора или в процессе исполнения нужно передать контрагенту комплект документов, это действие специально оформляют. Для таких целей служит акт приема-передачи документов.

    Образец акта приемки-передачи документов

    Акт приема-передачи документации потребуется не только для того, чтобы оформить передачу бумаг контрагенту. Такие акты составляют, когда направляют ответ по запросу госорганов. Например, если налоговая затребовала определенные документы, нужно не только сформировать указанный комплект, но и сделать опись в акте.

    В акте передачи документов отражают сведения по основному договору или запросу госорганов

    Когда компания передает второй стороне договора или госоргану документы, передаточный акт должен содержать информацию о том, в рамках какого договора или запроса его оформляют. Акт служит одним из приложений к договору или ответу на запрос. В него включают не только список документов, но и некоторые условия их использования.

    Например, компания подписывает с контрагентом лицензионный договор. В этом случае акт является доказательством, что лицензиар передал необходимые сведения лицензиату. Если речь идет о передаче технологий или секретов производства, компания обязана передать второй стороне сделки материалы и инструкции по использованию. Акт передачи документов подтвердит, что лицензиар выполнил это обязательство. Кроме того, в таком акте указывают условия сохранения коммерческой тайны.

    Образец передаточного акта документов по лицензионному договору

    Если поручитель выполнил обязательство за должника, также оформляют акт приема-передачи документов. После того, как поручитель рассчитается с кредитором, он получает право потребовать с должника погашения задолженности. В этом случае кредитор обязан:

  18. вручить стороне, которая исполнила обязательство, документы, которые подтверждают требование к должнику;
  19. передать права, которые обеспечивают это требование.
  20. права требования по основному обязательству;
  21. права, которые принадлежали кредитору как залогодержателю;
  22. право потребовать выплаты процентов на сумму, которую он перечислил кредитору, а также возмещения убытков, которые появились вследствие выполнения обязательства за должника (ст. 365 ГК РФ).
  23. Все эти сведения отражают в акте приема-передачи документации.

    Аналогичным образом оформляют акт, если передают право по договору уступки, документы по подряду и т. д.

    В акте приема-передачи документации указывают данные о сделке и контрагентах

    В законе нет специальных требований к тому, в какой форме нужно составить акт приемки-передачи документов. Важно отразить сведения, которые позволяют идентифицировать сам документ и понять, передачу каких бумаг и материалов он подтверждает. Когда готовят комплект документов к передаче, в акте перечисляют:

  24. Наименование и реквизиты компании, которая передает бумаги. Указывают, кто именно действует от лица компании (директор на основании устава, представитель на основании доверенности).
  25. Информацию о лице, которое получает бумаги. Если это контрагент по сделке, указывают его наименование, реквизиты и должность ответственного. Если это госорган (например, ИФНС или правоохранительные органы), указывают, кто является получателем комплекта документов.
  26. Причину, по которой компания передает документы. Например, реквизиты договора, в рамках которого контрагент получает бумаги (подряда, уступки права, лицензионного и т. п.). Или реквизиты запроса госоргана, если компания отвечает на запрос.
  27. Перечень документов.
  28. Особые сведения, которые касаются условий исполнения договора. Например, указание о необходимости сохранить коммерческую тайну при передаче документов по лицензионному договору.
  29. Количество экземпляров акта. Обычно акт приема-передачи документации делают в двух экземплярах, один из которых передают вместе с комплектом бумаг.
  30. Дату составления.
  31. Подписи сторон, которые удостоверяют, что одна сторона передала, а вторая получила документы.
  32. При составлении акта приема-передачи документов воспользуйтесь образцами, которые можно скачать из приложения к статье.

    www.law.ru

    Как передать реестр

    Для ускорения процедуры передачи документов воспользуйтесь нашей автоматизированной услугой предварительной проверки документов, предоставляемой после подписания договора на ведение реестра

    Последовательность действий АО, самостоятельно осуществляющего ведение своего реестра акционеров, в случае принятия решения поручить ведение реестра АО «Новый регистратор» следующая:

  33. Направить на адрес электронной почты запрос на предоставление коммерческого предложения на оказание услуг по ведению реестра акционеров вашего общества с указанием следующих существенных моментов:
    1.1. общество самостоятельно ведет реестр акционеров;
    1.2. реестр акционеров общества ведет другой регистратор;
    1.3. общество вновь создаваемое или реорганизуемое из ООО.
    (от этих существенных условий зависит комплект документов, передаваемых регистратору и последовательность действий общества).
  34. После получения от наших сотрудников предложения по ведению реестра, с учетом изложенных в п.1 условий, направить на адрес электронной почты [email protected] заявку на подготовку проекта договора в произвольной форме с указанием основных данных общества и выбранным тарифом на обслуживание;
  35. Согласовать условия договора* на оказание услуг по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг (далее-договор);
  36. Утвердить АО «Новый регистратор» в качестве регистратора общества и условия договора Советом директоров общества;
  37. Подписать договор;
  38. Связаться с сотрудниками корпоративного отдела АО «Новый регистратор» для согласования процедуры приёма документов реестра;
  39. Предоставить АО «Новый регистратор» документы, позволяющие начать ведение реестра после подписанием акта приема-передачи документов и информации, составляющих систему ведения реестра.

В случае, если в текущий момент ведение реестра осуществляет иной специализированный регистратор, помимо действий, перечисленных в п.п. 1-3, Вам необходимо направить регистратору Уведомление о расторжении договора и сообщить АО «Новый регистратор» наименование регистратора и дату вручения уведомления.

По всем вопросам, связанным с заключением договора на ведение реестра, Вы можете обращаться:

Общества, желающие заключить договор с головным офисом в г.Москва, могут обращаться в Департамент обслуживания эмитентов по телефону (495) 980-1100 и выбрать пункт голосового меню 1, адрес электронной почты

Руководитель Департамента Тархов Станислав Анатольевич (тел. (495) 980-1100 доб. 3144)

Заместитель директора АО «Новый регистратор» по работе с эмитентами Кошечкин Дмитрий Александрович (тел. (495) 980-1100 доб. 3145,

В городах нахождения филиалов АО «Новый регистратор» можно обратиться к директорам филиалов по координатам, указанным на соответствующей странице сайта.

Обращаем Ваше внимание, что предварительно направлять сканы документов, составляющих систему ведения реестра, на адрес электронной почты не нужно.

* данный текст договора является типовым и представлен в ознакомительных целях

www.newreg.ru

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.
  • Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

    О направлении ответа на претензию

    Тема, определяющая его цель

    Сопроводительное письмо передаваемых документов

    Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

    Уважаемый Иван Иванович!

    В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

    Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

    По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

    Перечень приложений. Вежливая подпись

  • Договор поставки, количество листов.
  • Товарная накладная, количество листов.
  • Заказ-наряд, количество листов.
  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

    ФИО и контакты исполнителя.

    Пример сопроводительного письма к документам

    Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Материалы по теме

    Оформляем образец сопроводительного письма к договору

    Чего указывать не надо

    Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

    Пишем сопроводительное письмо к акту сверки

    Кто подписывает письмо

    Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

    При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

    m.ppt.ru