Примерные служебные записки

Служебная записка: пример написания. Как пишется служебная записка: образец

Во всех организациях для работы используется много документации. Важной бумагой считается служебная записка. Она служит способом взаимодействия между работниками и руководством. Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье.

Для чего требуется подобный документ?

Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи. Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий.

Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла. Если сотрудник не может ее разрешить самостоятельно и в виде записки предоставляет это другим работникам, то с него снимается ответственность за несвоевременно или некачественное решение вопроса. Специальной формы составления нет у служебной записки. Образец служебной записки будет служить примером. Она может быть рукописная или электронная, все равно руководитель должен ее рассмотреть.

Цели и типы документа

Служебное письмо предназначено для оповещения должностного лица о сложностях или о внесении предложений относительно работы. Бумага считается подтверждением, что сотрудник не только исполняет свою работу, но и замечает проблемы, которые и освещает в документации.

Служебные записки делятся на:

  • Те, которые включают факторы произошедшего события или отрицательного явления. К ним относят объяснительные, докладные, акты о нарушениях и жалобы.
  • Те, которые служат пояснением к основным документам. К ним относят записки на списание или покупку материалов, о выделении средств, повышении в должности, премировании.
  • Этот документ составляется между подчиненными и работодателем. Образец служебной записки на приобретение оборудования или необходимых товаров такой же, как и в других случаях. Только необходимо полностью осветить волнующий вопрос по конкретной проблеме.

    Информация

    В содержании этого документа освещаются производственные, материальные, хозяйственные вопросы. В нем можно сообщить о премировании, повышении или понижении по должности. Получается, что работник может написать просьбу о предоставлении средств для производственного пользования. В содержании может быть указана жалоба на определенного сотрудника или руководителя.

    Если дело касается награждения персонала, то работодатель составляет записку в форме ходатайства на имя своего начальника. Там освещаются заслуги конкретного работника, вносятся предложения о методах премирования. Внутрипроизводственное письмо составляется в рукописном виде или же в печатной форме. Образец служебной записки на премию позволит грамотно составить документацию.

    Пример написания служебной записки может понадобиться каждому сотруднику. Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если:

  • Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
  • Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
  • Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
  • Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
  • Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
  • Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
  • Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.
  • Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях. В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела.

    Всем работникам важно знать, как писать служебную записку. Образец этой бумаги включает нюансы, которые обязательно должны присутствовать. К обязательным требованиям по написанию относят:

  • Важно обозначить адресата. В правом верхнем углу листа пишется Ф. И. О, должность того, для кого оформляется обращение.
  • Ниже прописывается название документа и номер.
  • Затем необходимо изложить проблему или ситуацию, с которой следует разобраться.
  • Потом обозначаются предложения по решению вопроса или указываются действия, которых автор ожидает.
  • В конце нужно обозначить свою фамилию, инициалы и должность.
  • Пример написания служебной записки представлен в статье. Им можно пользоваться при любой необходимости составления данной бумаги.

    При любой проблеме будет легче составить бумагу, если знать, как пишется служебная записка. Образец этого документа примерный, в зависимости от ситуации могут быть дополнены некоторые пункты. Также важно знать нюансы написания:

    1. Составляется служебная записка на листе А4.
    2. При рукописном варианте используется синяя ручка.
    3. Если выбран электронный вариант, то шрифт выбирается тот, которым принято составлять документацию на предприятии.
    4. Левый отступ составляет 2,5 — 3,5 см, правый – 1,25 — 2,5 см.
    5. Верхние и нижние отступы равны не менее 2 см.
    6. Какая бы форма написания ни была выбрана, пример написания служебной записки одинаковый. Рассматривают их тоже по общим правилам.

      Электронный документ

      Если в учреждении возможен обмен информацией с помощью электронных средств, включая электронную почту, то отправление записки будет проще. К преимуществам данного документооборота относят оперативность рассмотрения служебной записки.

      Образец служебной записки в электронном виде такой же, как и при рукописном виде. Большой разницы нет. В основной части так же обозначается основная проблема или сложившаяся ситуация. Отличием считается то, что не требуется обозначать адресата. Лицо, которому направляется обращение, вносится в строку «Адрес». Если учитывать обмен документами, то в строке «Тема» надо обозначить, кому предназначено послание.

      В оформлении электронной почты обычно есть подпись, которая будет вставлена в текст автоматически. Это экономит время, включая написание. Если на почте не получается идентифицировать отправителя, то в конце обозначается имя и должность.

      При отправлении послания через электронную почту важно указывать оповещение о прочтении сообщения. Уведомление будет служить подтверждением, что служебная записка была отправлена в конкретное время.

      На что надо обратить внимание?

      При составлении записок нужно учитывать несколько важных аспектов:

    7. Ходатайство пишется на руководителя конкретной организации. Должно быть обозначено название продукции, количество и назначение.
    8. Записка на конкретного работника или группу лиц составляется с указанием вышестоящего руководителя, которому подчиняется автор, и лица, на кого оформляется документ.
    9. При необходимости замены старого оборудования следует указать причины, по которым просьба должна быть удовлетворена.
    10. Письмо о премировании оформляется с обозначением достижений сотрудника.
    11. При желании повышения в должности надо обозначить полные сведения о том, с чем связана эта просьба. Такой документ составляется начальником отдела.
    12. При жалобе о недоплате надо обозначить сумму, причины этого и возможных виновных лиц.
    13. Если записка составляется по причине поломки оборудования, важно указать, из-за чего это произошло.
    14. Жалоба о несвоевременном составлении документации оформляется с указанием периода, в какое время должна была получена бумага и ее название.
    15. Соблюдая эти простые правила, получится составить грамотную служебную записку. Именно такая форма соблюдается в большинстве организаций.

      Рассмотрение

      После написания документа его регистрирует ответственное лицо. Затем он поступает на рассмотрение, а потом отправляется адресату. Последний должен поставить резолюцию, например, «Исполнено» или «Отклонено». Четких требований закона к написанию служебных записок нет, но все же необходимо включать все пункты.

      Для небольшого предприятия этот документ может считаться лишней формальностью, которая отнимает силы и время. Но в крупной организации, где трудится много сотрудников, есть отделы, записка может быть помощником. Она будет письменным напоминанием о взаимодействиях между отделами.

      Халатность в отношении составления записки может привести к лишней трате времени, ведь придется выяснять какие-либо обстоятельства, искать виновных в появившихся проблемах. Поэтому на каждом предприятии важно ответственно относиться к написанию документа. Это позволит грамотно организовать работу и не тратить время на выяснение различных проблем.

      fb.ru

      Как должна выглядеть служебная записка о повышении заработной платы и при каких условиях ее оформляют, дают ход? Об этом – в нашем обзоре + образец этого документа.

      Правовая основа

      Трудовое законодательство напрямую практически не регулирует вопрос, когда может либо должна быть оформлена служебная записка об увеличении заработной платы.

      Инициировать служебную записку на повышение оклада может как сам работник, так и его непосредственный начальник. Однако в идеале исходить она должна за подписью последнего. Тогда шанс добиться повышения зарплаты будет больше.

      Когда применяют

      Можно привести массу примеров служебной записки с обоснованием повышения заработной платы различного рода. Например, причины могут быть такие:

    16. рост потребительских цен (инфляция);
    17. повышение квалификации, переподготовка, окончание дополнительных курсов;
    18. профессиональные и личные качества, отсутствие трудовых нарушений;
    19. проведение аналогии с размером зарплаты на аналогичных должностях, с такой же квалификацией и кругом обязанностей в других организациях из этой же сферы и др.
    20. Примерный образец служебной записки на повышение заработной платы

      Обязательный или рекомендованный образец служебной записки о повышении оклада законом, а также подзаконными актами не закреплен. Поэтому образец служебной записки об увеличении заработной платы оформляют согласно правилам документооборота, принятым в конкретной организации.

      На практике маловероятно, что образец служебной записки об увеличении оклада утвержден локальным актом. Однако это и не запрещено.

      Ниже показан пример служебной записки о повышении заработной платы:

      ПРЕДСТАВЛЕНИЕ/СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
      о повышении зарплаты сотруднику

      Прошу рассмотреть возможность повышения заработной платы с «_____» __________20___ г. в отношении

      Режим работы: __________________________________________________________
      (нормированный/ненормированный рабочий день/сокращенный рабочий день/неделя/гибкий график и т.п.)

      Обоснование необходимости повышения оклада:
      ____________________________________________________________________________
      ____________________________________________________________________________
      ____________________________________________________________________________
      ____________________________________________________________________________
      ____________________________________________________________________________
      ____________________________________________________________________________

      Начальник отдела _________________ ____________________
      (подпись) (фамилия, инициалы)

      РЕЗОЛЮЦИЯ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА:

      Экономист/Финансовый директор _________________ ____________________
      (подпись) (фамилия, инициалы)
      «____» ___________20___ г.
      (дата)

      Таким образом, особых правил для образца служебной записки об индексации заработной платы законом не установлено. Оформляйте их так, как обычные деловые письма в адрес высшего руководства организации.

      buhguru.com

      Делопроизводство

      Как составить служебную записку о командировке (образец)?

      Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

      В каких именно? И нужна ли она вообще?

      Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

      Нормативная база

      Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

      Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

      Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

      Что это за документ?

      Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

      Служебная записка потребуется в следующих случаях:

    21. если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
    22. если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.
    23. Для чего требуется?

      В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

      Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

      Какие документы заменяет?

      Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

      Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)

      Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

      Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

      Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

      Требования к документу

      Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

      Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

      Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

      Форма и структура

      Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

      Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

    24. В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
    25. В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
    26. В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
    27. Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.
    28. Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

      Образец заполнения (пример)

      Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

      Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2018) можно здесь:

      Кто подписывает и согласовывает?

      Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

      Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

      Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

      Сроки сдачи

      В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

      Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

      Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

      Сопроводительные документы

      Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

    29. путевой лист;
    30. подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
    31. прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.
    32. Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

      Нюансы составления

      При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

      Поездка за границу

      Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

      Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

      Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

      Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

      Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

      Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

      Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

      Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

      При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

    33. чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
    34. документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.
    35. Командировка директора

      Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

      В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

      Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.

      По сути, записка будет дублировать приказ.

      Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.

      Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.

      Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.

      Поездка в выходной день

      При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

      Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

      Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

      Командировка предпринимателя

      Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года № 03-11-11/166 в командировки могут быть отправлены только наемные работники.

      Предприниматели являются самозанятым населением, а значит не могут отправить сами себя в командировку.

      Таким образом, ИП освобождены от обязанности оформлять приказ, служебную записку и предоставлять подтверждающие документы о понесенных расходах.

      Однако расходы можно учесть при уплате налога.

      Налоговый кодекс позволяет в таких случаях уменьшить налогооблагаемую базу:

    36. Расходы на оплату гостиничного номера можно списать как затраты на аренду.
    37. Расходы на топливо можно списать как материальные затраты.
    38. Все понесенные расходы необходимо документально подтвердить.

      Помимо этого, нужно обосновать необходимость поездки в рамках осуществления предпринимательской деятельности. Для этого подойдет, например, протокол переговоров с поставщиками или покупателями.

      Служебную записку требуется составлять лишь в некоторых случаях. Крайне важно правильно заполнить документ, ведь от этого будет зависеть дальнейшая компенсация понесенных расходов. Также необходимо учитывать нюансы при заполнении в зависимости от конкретных обстоятельств поездки.

      kadriruem.ru

      Образец служебной записки о повышении заработной платы

      Трудовое законодательство напрямую практически не регулирует вопрос, когда может, либо должна быть оформлена служебная записка об увеличении заработной платы.

      Проще говоря, фраза «прошу повысить мне заработную плату» в служебной записке обычно воспринимается руководством как голословная просьба, не подкреплённая мнением непосредственного начальника.

    39. совмещение должностей;
    40. получение дополнительных обязанностей;
    41. присвоение ученой степени;
    42. заработная плата ни разу не была повышена либо это имело место очень давно;
    43. Генеральному директору
      ______________________

      ПРЕДСТАВЛЕНИЕ/СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
      о повышении зарплаты сотруднику
      Прошу рассмотреть возможность повышения заработной платы с «_____» __________20___ г. в отношении

      ________________________________________________
      (фамилия, имя, отчество)
      __________________________________________ _________________________
      (наименование должности) (наименование отдела)

      Текущий оклад: ________________________
      Надбавка по приказу: ____________________
      Надбавка по договору: _____________________

      Оклад, который желательно установить: ____________________________
      Надбавка по приказу: ____________________
      Надбавка по договору: _____________________

      Обоснование необходимости повышения оклада:
      _________________________________________________________
      _________________________________________________________
      _________________________________________________________
      _________________________________________________________
      _________________________________________________________
      _________________________________________________________

      Начальник отдела _________________ ____________________
      (подпись) (фамилия, инициалы)

      «_____» ___________20___ г.
      (дата)

      РЕЗОЛЮЦИЯ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА:

      ___________________________ ____________________ ___ _____________ 20___ г.
      (позиция) (подпись) (дата)

      Экономист/Финансовый директор _________________ ____________________
      (подпись) (фамилия, инициалы)
      «____» ___________20___ г.
      (дата)

      Важно помнить, что изменение зарплаты должно быть отражено в трудовом договоре. Дело в том, что размер оплаты труда – это обязательное условие трудового соглашения (абз. 5 ч. 2 ст. 57, ст. 135 ТК РФ). Поэтому, если в ответ на служебную записку о повышении заработной платы сотруднику будет издан соответствующий приказ руководителя, нужно не забыть составить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

      Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

      blogkadrovika.ru

      Как правильно писать служебные записки: виды, примерный образец составления

      В процессе трудовой деятельности оформляется немало документации и оформление служебных записок тому не исключение. Содержание, прописанное в них, обеспечивает взаимодействие между сотрудником и руководителем. Как правильно писать служебные записки, а также образец их составления будут рассмотрены в данной статье.

      Цель оформления документа

      Для чего составляют служебную записку

      Служебная записка обличена в форму документа, которая принята на предприятии. С ее помощью решение производственных задач осуществляется намного быстрее. Извещение руководителя об имеющейся проблеме с предложениями о дальнейших действиях становится свойственным при решении задач.

      К примеру, в служебной записке работник известил руководство об опасности используемого в техпроцессе оборудования, а именно об отсутствии заземления и параллельно предложил способ устранения данной проблемы. В бумажном варианте обозначена проблема, которую необходимо устранить в ближайшее время, а приступать к выполнению работ сотрудник не имеет права до устранения нарушения.

      Установленной формы записок не предусмотрено, они оформляются произвольно: набираются на компьютере или вручную. Неважно, какая будет направлена версия руководителю: электронная или в виде записки, руководство должно прореагировать на изложенную в ней информацию.

      Разновидности документа

      Служебным письмом руководитель оповещается об имеющихся трудностях на его объекте. При этом работник, написавший его, выполняет не только производственные задачи, но и указывает на существующие проблемы.

      Служебные записки подразделяются на:

      1. О фактах отрицательно сказывающихся на работе. К таковым относятся докладные, жалобы, а также объяснительные.
      2. Об обосновании пояснений к существующей документации. Это просьбы о выделении материальных средств, повышении категории сотрудника или премировании.
      3. Документ регулирует отношения между подчиненным и руководителем.
      4. В служебных записках можно освещать разные моменты:

      5. материальное обеспечение;
      6. снабжение спецодеждой, СИЗ и СИЗОД;
      7. какие производственные задачи необходимо решить;
      8. кого из сотрудников направить на повышение квалификации;
      9. просьбы о премировании работников;
      10. жалобы на другого работника.
      11. Служебная записка оформляется по форме ходатайства, если вопрос касается конкретного сотрудника.

        Какие основания для оформления записки

        В каких случаях составляют служебную записку

        Чтобы грамотно составить служебную записку следует придерживаться основных рекомендаций.

        Записка состоит из двух частей:

      12. первая — содержательная, то есть в ней указывается информация о факте произошедших событий;
      13. вторая — это предложение или просьба что-либо выполнить.
      14. Подготовка служебной записки рекомендована в случаях:

        • допущенные нарушения либо халатность сотрудника привели к неблагоприятным последствиям;
        • недостаточное выделение финансовых средств на реализацию нужного мероприятия;
        • если сотрудник совершил прогул или явился на работу в нетрезвом виде;
        • по результатам трудовой деятельности сотрудника нужно премировать;
        • отправление в командировку работника в связи с производственной необходимостью;
        • требуется вызвать работника из отпуска или необходим его выход в выходной день;
        • иные возможные ситуации, которые требуют, чтобы руководитель был задействован.
        • Служебная записка пишется одинаково, применительно ко всем случаям, но в ней важно указать все возможные нюансы.

          Пример составления записки

          Сотрудникам необходимо владеть элементарными знаниями по написанию документа, при этом отразив в нем все сведения.

          Требования к написанию:

        • Обозначение адреса, то есть, кому направляется записка на рассмотрение. В правом углу сверху пишутся: должность; фамилия — полностью, инициалы — можно сократить, а также от кого направляется обращение.
        • Номер документа и его название прописываются ниже.
        • После излагается существующая проблема подробно.
        • Предложения по выходу из сложившейся ситуации.
        • Далее обозначается автор записки, его инициалы и должность, а также подпись и дата составления.
        • Тонкости заполнения

          Особенности составления служебной записки

          Бумагу будет подготовить просто, если знать некоторые нюансы ее составления. Можно для этого воспользоваться примерным образцом:

        • Записка составляется на 11 формате.
        • Если вариант рукописный, то должен быть выбран цвет пасты синий.
        • При оформлении электронного документа следует выбрать шрифт и его номер в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
        • Отступ слева — 2,5-3,5 см, а справа — от 1,25 до 2,5 см.
        • Нижние и верхние отступы принимаются равными 2 см.
        • Для конкретного предприятия могут быть установлены и иные нормативы.

          Форма электронного документа

          Когда в организации предусмотрен обмен информацией при помощи средств электронной почты, то и отправить служебную записку можно будет без труда. Основное достоинство такой доставки — это оперативность.

          Электронный документ оформляется таким же образом, как и рукописный.

          Основная часть содержит главную проблему. Можно лишь не пропечатывать адреса направления. В строке «Тема» нужно указать, куда послание направить, а строке «Адрес» написать, кому оно отправляется. Записка будет вставлена автоматически и переправлена в место назначения.

          Можно обозначить отдельно на свободном поле имя отправителя. Немаловажно установить оповещение о результате прочтения документа, так будет возможность удостовериться, что записка ушла своевременно.

          Важные критерии

          При составлении документа необходимо принять во внимание следующее:

        • Если это ходатайство, то его обязательно написать на имя руководителя.
        • Обозначение в цифрах количества продукции, ее назначения и количества.
        • Если в записке указывается много работников, то обязательно ее подготовить непосредственным их руководителем.
        • На основании каких достижений премируется работник.
        • При ходатайстве о повышении в должности, следует указать обстоятельства.
        • Если это жалоба, то указать ее причины: неуплату положенной суммы, некачественное выполнение работ и иные.
        • При выходе из строя оборудования нужно проинформировать по какой причине это произошло.
        • Если жалоба подготавливается о несвоевременном предоставлении отчета, то обязательно следует указать за какой период времени.
        • При соблюдении основных рекомендаций подготовка служебной записки будет грамотной и лаконичной.

          Рассмотрение и хранение записки

          Как хранят служебные записки

          Рассмотреть информацию, изложенную в записке, руководитель должен в день ее получения. А принимать решение в срок, установленный нормативными документами на предприятии. Но при этом обязательно должна быть резолюция о положительном, либо об отрицательном решении.

          Хранится документ совместно с входящей документацией на предприятии, а уничтожается в плановом порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

          Подробнее о служебных записках смотрите в этом видео:

          naimtruda.com