Приказы кадровика

Кадровику — все о приказах, кадровых и некадровых

Хорошо зная о большой загруженности кадровиков, авторы книги предлагают коллегам существенно сократить количество рутинной работы с документами. Для этого было разработано пособие, содержащее практические рекомендации по составлению кадровых (и не только) приказов.

В нем изложены правила оформления всех реквизитов данных приказов, сконструированы различные их формы. Книга поможет разработать унифицированные образцы приказов по личному составу, исходя из требований Госкомстата РФ и задач конкретной организации. Практическая ценность издания столь велика, что вслед за посетителем интернет-магазина остается лишь посетовать на слишком малый тираж книги.

  • Журавлева Ирина Витальевна
  • Журавлева Маргарита Витальевна
  • Издательство: Инфра-М, 2011 г.
  • Твердый переплет, 528 стр.
  • ISBN 978-5-16-002949-8
  • Тираж: 500 экз.
  • Формат: 60×90/16
  • На кого рассчитана

  • Специалисты и руководители кадровых служб
  • Менеджеры по персоналу
  • Офис-менеджеры
  • Секретари
  • Бухгалтеры
  • Иные специалисты, сталкивающиеся в работе с документацией по личному составу
  • Индивидуальные предприниматели
  • Практическое пособие содержит актуальные методические рекомендации по оформлению приказов, проекты которых готовятся кадровой службой и другими сотрудниками организаций, ведущими кадровое и общее делопроизводство, а также примеры заполнения форм приказов, для которых не существует унифицированных форм.

    Рекомендации основаны на положениях нормативных правовых и методических документов, трудового законодательства и требованиях судебной и правоприменительной практики.

  • Введение
  • Глава 1. Приказ и его место в системе распорядительных документов («ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ»)
  • Глава 2. Все нюансы оформления кадровых приказов с применением унифицированных форм
    • § 1. Альбом унифицированных форм по учету труда
    • § 2. Порядок работы с унифицированными формами
    • § 3. Общие правила заполнения унифицированных форм
      • 1. Заголовочная часть приказов (общие правила)
      • 2. Текстовая часть приказов (общие правила)
      • 3. Оформляющая часть приказов (общие правила)
      • Приложения
        • Приложение 1
        • Приложение 2
        • Приложение 3
        • Приложение 4
        • § 4. Специальные правила заполнения унифицированных форм
          • 1. Формы N Т-1 и N Т-1а: приказ о приеме на работу
          • 2. Формы N Т-5 и N Т-5а: приказы о переводе на другую работу
          • 3. Приказы о предоставлении отпусков
          • 4. Приказы об увольнении работников
          • 5. Приказы о направлении работников в командировки
          • 6. Приказы о поощрении
          • § 5. Использование унифицированных форм для внесения изменений и дополнений в приказы и другие кадровые документы
            • 1. Внесение изменений и дополнений в кадровые приказы
            • 2. Внесение изменений и дополнений в штатное расписание
            • 3. Внесение изменений и дополнений в график отпусков
            • § 6. Усовершенствование унифицированных форм по учету труда применительно к потребностям кадровой службы
              • 1. Создание локального альбома унифицированных форм
              • 2. Внесение полезных дополнений в унифицированные формы по учету труда
              • Глава 3. Конструирование форм приказов, для которых не предусмотрены унифицированные формы
                • § 1. Разработка и унификация форм приказов, для которых нет унифицированных форм
                  • 1. Конструирование форм для заголовочной и оформляющей части приказа
                  • § 2. Оформление специальных полномочий
                    • 1. Конструирование формы приказа о вступлении в должность руководителя организации
                    • 2. Конструирование формы приказа о передаче полномочий руководителя организации на время его отсутствия
                    • 3. Конструирование формы приказа о предоставлении права подписи кадровых документов
                    • 4. Конструирование формы приказа о прекращении полномочий руководителя организации
                    • 5. Конструирование формы приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
                    • § 3. Приказы, регулирующие вопросы материальной ответственности работников
                      • 1. Конструирование формы приказа об установлении полной коллективной материальной ответственности
                      • 2. Конструирование формы приказа о назначении руководителя коллектива с полной коллективной материальной ответственностью
                      • 3. Конструирование формы приказа о взыскании суммы ущерба с работника
                      • § 4. Оформление работы в выходные и нерабочие праздничные дни
                        • 1. Конструирование формы приказа о привлечении к работе в выходные и нерабочие праздничные дни
                        • 2. Конструирование формы приказа о предоставлении дополнительных дней отдыха за работу в выходные и нерабочие праздничные дни
                        • § 5. Приказы, регулирующие вопросы, связанные с предоставлением отпусков
                          • 1. Конструирование формы приказа о подготовке графика отпусков
                          • 2. Конструирование формы приказа об отзыве из отпуска
                          • 3. Конструирование формы приказа о досрочном выходе работника из отпуска по уходу за ребенком
                          • 4. Конструирование формы приказа о замене отпуска денежной компенсацией
                          • § 6. Оформление совмещения профессий или должностей
                            • 1. Конструирование формы приказа о совмещении должностей / профессий, выполнении обязанностей временно отсутствующего работника, расширении зоны обслуживания, увеличении объема работ
                            • 2. Конструирование формы приказа о прекращении совмещения должностей / профессий, расширения зон обслуживания, увеличения объема работы, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором
                            • § 7. Документирование аттестации
                              • 1. Конструирование формы приказа о проведении аттестации
                              • 2. Конструирование формы приказа об итогах аттестации
                              • § 8. Оформление отстранения от работы
                                • 1. Конструирование формы приказа об отстранении работника от работы
                                • 2. Конструирование формы приказа о допуске работника к работе после отстранения
                                • § 9. Оформление дисциплинарных взысканий
                                  • 1. Конструирование формы приказа о применении дисциплинарного взыскания
                                  • 2. Конструирование формы приказа о снятии дисциплинарного взыскания
                                  • § 10. Приказы, оформляющие отдельные вопросы кадровой работы
                                    • 1. Конструирование формы приказа о направлении на повышение квалификации с отрывом от работы
                                    • 2. Конструирование формы приказа об установлении надбавок к окладу или тарифной ставке
                                    • 3. Конструирование формы приказа о снятии надбавки
                                    • 4. Конструирование формы приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника
                                    • Глава 4. Кадровые и некадровые приказы в кадровой службе
                                      • § 1. Жизненный цикл приказа
                                        • 1. Инициирование издания приказа
                                        • 2. Подготовка и оформление приказа
                                          • 2.1. Изучение существа вопроса
                                          • 2.2. Составление и оформление проекта приказа
                                            • Оформление заголовка к тексту документа
                                            • Структура текста приказа. Основные правила оформления отдельных частей текста приказа
                                            • Особенности оформления текста в приказах, издаваемых в дополнение, во изменение и с целью отмены ранее изданных приказов
                                            • Некоторые общие требования к тексту приказа
                                            • Приложения к приказу
                                            • Особенности оформления приказов, которыми утверждаются другие документы
                                            • Оформление грифа ограничения доступа к документу
                                            • Типовой формуляр приказа
                                            • Виды бланков, используемых для подготовки приказов
                                            • Нумерация страниц проекта приказа и приложений к нему
                                            • Основные правила форматирования текста проекта приказа
                                            • 3. Согласование и подписание проекта приказа
                                              • 3.1. Проверка правильности оформления приказа
                                              • 3.2. Согласование проекта приказа
                                              • 3.3. Подписание проекта приказа
                                              • 4. Регистрация приказа
                                              • 5. Тиражирование приказа
                                                • 5.1. Изготовление копий приказа и их заверение
                                                • 5.2. Оформление выписок из приказов и заверение их подлинности
                                                • 6. Рассылка копий приказа заинтересованным организациям, структурным подразделениям и должностным лицам
                                                • 7. Организация исполнения приказа
                                                  • 7.1. Ознакомление с приказом исполнителей и фигурантов приказа
                                                  • 7.2. Передача исполнителям копий приказа или выписок из него
                                                  • 8. Контроль исполнения приказа
                                                    • 8.1. Организация и ведение контроля исполнения
                                                      • Корректировка сроков исполнения приказа
                                                      • 8.2. Снятие приказа с контроля
                                                      • 9. Организация хранения приказов
                                                        • 9.1. Подшивка приказов в дело
                                                        • 9.2. Передача приказов на архивное хранение
                                                          • 9.2.1. Оформление дела
                                                          • 9.2.2. Составление описи дел
                                                          • 9.2.3. Передача дел в архив
                                                          • Глава 5. Персональный компьютер на службе у кадровика
                                                            • § 1. Проектирование бланков. Создание шаблонов
                                                              • 1.1. Проектирование продольного бланка с центрированным расположением реквизитов
                                                              • 1.2. Проектирование углового бланка
                                                              • 1.3. Сохранение шаблона документа
                                                              • 1.4. Создание документа на основе шаблона
                                                              • § 2. Создание экранного бланка
                                                              • § 3. Файловая система кадровой службы
                                                              • Заключение
                                                              • m.ppt.ru

                                                                Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

                                                                ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

                                                                Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

                                                                Обязательными локальными нормативными актами являются:

                                                              • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
                                                              • Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
                                                              • Инструкция по технике безопасности.
                                                              • Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).
                                                              • Все эти документы действуют до замены новыми.

                                                              • График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
                                                              • График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
                                                              • Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.
                                                              • ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

                                                                Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

                                                              • положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
                                                              • должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
                                                              • инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
                                                              • альбом форм документов по учету кадров;
                                                              • положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
                                                              • положение о персонале;
                                                              • коллективный договор.
                                                              • Все эти документы также действуют до замены новыми.

                                                                ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

                                                                К таким документам относятся:

                                                              • прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
                                                              • далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
                                                              • личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
                                                              • трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.
                                                              • ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

                                                                Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

                                                              • о приеме работника на работу – форма Т-1;
                                                              • о приеме работников на работу – форма Т-1а;
                                                              • о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
                                                              • О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
                                                              • о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
                                                              • о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
                                                              • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
                                                              • о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
                                                              • о направлении работника в командировку – форма Т-9;
                                                              • о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
                                                              • о поощрении работника – форма Т-11;
                                                              • о поощрении работников – форма Т-11а.
                                                              • Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

                                                              • о совмещении должностей (профессий);
                                                              • о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
                                                              • о возложении взысканий;
                                                              • о досрочном снятии взысканий;
                                                              • об изменении персональных данных работника;
                                                              • о присвоении разряда;
                                                              • о привлечении к сверхурочным работам;
                                                              • о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
                                                              • о дежурствах;
                                                              • об установлении или снятии персональных надбавок;
                                                              • об изменении режима работы.
                                                              • ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

                                                                Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

                                                              • об утверждении штатного расписания;
                                                              • о внесении изменений в штатное расписание;
                                                              • о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
                                                              • о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
                                                              • об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.
                                                              • Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

                                                              • командировочное удостоверение – форма Т-10;
                                                              • служебное задание – форма Т-10а;
                                                              • записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
                                                              • записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
                                                              • акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).
                                                              • РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

                                                                В наше время существуют три способа регистрации:

                                                              • простейший – в журналах;
                                                              • более совершенный – с помощью картотеки;
                                                              • и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.
                                                              • Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

                                                                Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

                                                                • Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
                                                                • журнал регистрации личных карточек (Т-2);
                                                                • журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
                                                                • журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
                                                                • журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
                                                                • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

                                                                На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

                                                                Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

                                                              • Сверхурочные работы;
                                                              • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
                                                              • предоставленные работникам отгулы и т.д.
                                                              • Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

                                                              • окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
                                                              • истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
                                                              • ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
                                                              • помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.
                                                              • www.profiz.ru

                                                                Приказы 2018: что нужно подготовить кадровику

                                                                Статьи по теме

                                                                Всю трудовую деятельность человека можно отследить по кадровой документации. Начиная с первого прихода на работу и до момента увольнения HR-специалисты тщательно фиксируют каждый этап. Важное место среди кадровых документов занимают приказы работодателя, ведь именно они инициируют изменения в работе сотрудника или выражают согласие на такие перемены. От полноты заполнения и грамотной формулировки распоряжений зависит правильное проведение операций. В данном материале представлена информация об особенностях оформления приказов работодателя в 2018 году.

                                                                Виды приказов работодателя

                                                                Приказы, регулирующие функционирование предприятия, активно используются компаниями всех видов собственности. Их можно разделить на группы:

                                                              • регламентирующие деловую сферу;
                                                              • по кадрам;
                                                              • прочие.
                                                              • Трудовые взаимоотношения оформляются кадровыми бумагами, также их называют документами по личному составу. Решения по кадрам должны составляться в соответствии с Трудовым кодексом и иными законами.

                                                                Приказы по личному составу

                                                                Фиксировать факты трудовых отношений решениями дирекции предписывает трудовое законодательство. Например, ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя составлять приказ о приеме на работу, а ст. 841 ТК РФ — об увольнении. Кадровыми распоряжениями оформляются факты:

                                                              • приема на работу;
                                                              • расторжения трудового контракта;
                                                              • отправки в командировку;
                                                              • смены должности или места работы;
                                                              • совмещения обязанностей;
                                                              • предоставления отпусков всех видов;
                                                              • направления на учебу или аттестацию;
                                                              • изменения разряда или классности работника;
                                                              • установления надбавок к окладу, дополнительных выплат;
                                                              • индексации заработной платы и выдачи премий;
                                                              • поощрения или наказания сотрудников и иные эпизоды трудовой биографии.
                                                              • Управленческие решения являются основой для проведения кадровой процедуры и ее оформления. Неверное написанное распоряжение ведет к дальнейшим ошибкам в документации и возможному признанию операции недействительной. Отменить приказ работодателя может трудовая инспекция, суд или вышестоящий орган. Принять решение об отмене может и сам подписант. В этих случаях потребуется внесение соответствующих изменений в кадровую документацию и иные бумаги, оформляющие первичное распоряжение.

                                                                Правила составления приказов

                                                                Закон «О бухгалтерском учете» определяет необходимые реквизиты любого учетного документа. Отсутствие любого из компонентов может привести к отмене кадрового решения. В распоряжении руководства должны быть указаны:

                                                              • название документа и, возможно, вид операции;
                                                              • день составления;
                                                              • наименование компании, при необходимости — название подразделения или отдела компании;
                                                              • содержание — непосредственно само распоряжение;
                                                              • должность и ФИО руководителя.
                                                              • Заверяется приказ подписью начальника. Управленческая документация по кадровым вопросам требует ознакомления персонала с принятым решением. Поэтому документ содержат подписи работников с указанием даты прочтения. Если решение требует согласования с должностными лицами предприятия, их перечень и подписи должны быть включены в документ.

                                                                Подготовка приказов

                                                                Составлением документов по личному составу обычно занимается кадровая служба или НR-специалист. В небольших компаниях обязанности по оформлению управленческих решений могут быть возложены на другого сотрудника — бухгалтера, экономиста, менеджера, юриста.

                                                                Подготовительный этап включает проверку оснований принятия приказа — наличие первичных бумаг, соответствие процедуры трудовому законодательству. Первичными документами служат заявления работников, докладные записки и представления начальников отделов, постановления и акты проверяющих органов, служебные письма контрагентов. Поводом для начала подготовки приказа служит резолюция директора на начальном документе. Решение руководителя пишется от руки на первичной бумаге в правом верхнем углу. Оно может носить запретительный или разрешительный характер, а также конкретизировать действия исполнителя. Документ-основание указывается в приказе вместе со сведениями о составителе и дне оформления. Он является правовой основой распоряжения топ-менеджера.

                                                                Федеральная служба статистики подготовила унифицированные формы приказов во личному составу и правила их заполнения. Однако с 2013 года применение этих стандартов не обязательно. Тем не менее многие HR-службы используют готовые формы в деятельности по управлению персоналом. Содержатся унифицированные документы в Постановлении № 1 Госкомстата от 05.01.04 г. При использовании типовой формы составление сводится к заполнению полей унифицированного документа.

                                                                При написании текстового приказа обычно используется бланк организации. Документ должен содержать обязательные реквизиты. Решение следует формулировать простым и понятным языком, недопускающим двоякого толкования. Готовый документ передается на подпись руководителю. Для многих кадровых процедур важно соблюдение сроков принятия решения. Дата, совпадающая с днем подписания документа, должна укладываться в эти периоды.

                                                                Рассмотрим основные виды распоряжений работодателя.

                                                                Приказ о приеме на работу

                                                                Первый распорядительный документ, фиксирующий рабочие взаимоотношения гражданина и работодателя — приказ о приеме на работу. Он выписывается после процедуры согласования кандидатуры соискателя и подписания трудового контракта. Составление приказа — обязательная процедура при поступлении на работу (ст. 68 ТК РФ). Положения статьи закрепляют необходимость ознакомления гражданина с распоряжением в трехдневный период с начала работы, и обязанность работодателя выдать заверенную копию по требованию нанятого лица. До издания распоряжения сотрудника нужно познакомить со всеми локальными актами, касающимися его труда, и колдоговором при наличии. Самостоятельно подготовленный приказ должен содержать:

                                                              • ФИО нанимаемого;
                                                              • претендуемую должность;
                                                              • название структуры, в которой сотрудник будет трудиться;
                                                              • размер заработка;
                                                              • характер трудовой деятельности;
                                                              • вид контракта (срочный или без срока);
                                                              • условия испытательного срока;
                                                              • информацию о трудовом договоре (дата, номер);
                                                              • Приказ о приеме на работу в свободной форме

                                                                Решение может быть составлено на несколько человек. В этом случае сведения расписываются для каждого нанимаемого сотрудника. Ниже представлены образцы документа. Приказ о приеме на работу в свободной форме (образец 1), (образец 2) Унифицированный документ формируется по форме Т-1 на одно лицо, по форме — Т-1а на группу людей. Ниже представлены образцы унифицированных форм.

                                                                Образец заполнения формы Т1

                                                                Образец заполнения формы Т-1а

                                                                Приказ о переводе на другую работу

                                                                Поводом смены должности или рабочего места может быть желание работающего, договоренность между сторонами или требования закона. Правовым основанием является заявление подчиненного, докладная записка, медицинская справка. Перевод может носить временный или постоянный характер. Перевести сотрудника без его согласия допустимо лишь на 1 месяц в случаях, установленных законом, а именно:

                                                              • при наступлении опасных ситуаций и для устранения угроз населению;
                                                              • при простое, необходимости замены сотрудника, для защиты имущества, если данные обстоятельства возникли в чрезвычайных ситуациях.
                                                              • В остальных случаях нужно согласие работающего. Приказ о переводе работника включает:

                                                              • сведения о переводимом сотруднике (ФИО, занимаемая должность);
                                                              • информацию о будущем месте работы (должность, подразделение, оплата труда, характер работы);
                                                              • вид перевода (временный или постоянный), сроки;
                                                              • причину;
                                                              • Текст распоряжения начинается со слова «перевести». Удобно для этого вида управленческого решения оформлять типовую форму Т-5 (на нескольких лиц — форму Т-5а), содержащую поля для всех сведений.

                                                                Образец заполнения формы Т5

                                                                Приказ о предоставлении отпуска

                                                                Первичные документы для издания приказа об отпуске зависят от его причины. Основной правовой бумагой служит заявление сотрудника. Оно подкрепляется дополнительными справками и актами:

                                                              • очередной отпуск — графиком отпусков;
                                                              • по беременности и родам — больничным;
                                                              • по уходу за ребенком — свидетельством о рождении;
                                                              • учебный отпуск — вызовом из ВУЗа или ССУЗа.
                                                              • Унифицированные формы — Т-6, Т-6а. Текстовая форма должна содержать:

                                                              • данные отпускника;
                                                              • вид отпуска;
                                                              • продолжительность отдыха;
                                                              • сведения о первичных документах.
                                                              • Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником

                                                                Прекращение трудовых взаимоотношений узаконивает приказ об увольнении работника. На основании распорядительного документа рассчитывается зарплата и выходное пособие, и производится запись в трудовой книжке. Важно правильно указать причину окончания трудового договора и соблюсти все предусмотренные законом нормы. Порядок и расчеты при увольнении зависят от причины прекращения взаимоотношений. Если расторжение трудового контракта происходит без желания работника, возможно обращение увольняемого в суд и надзорные органы.

                                                                Важно правильно оформить не только сам приказ, но и юридически значимые факты и документы, послужившие основанием прекращения трудовых отношений. Так при увольнении за неоднократные дисциплинарные правонарушения, проверить нужно предыдущие приказы работодателя о применении дисциплинарного взыскания, акты, докладные записки, зафиксировавшие проступки, наличие объяснений сотрудника, а также соблюдение сроков наложения взысканий. Приказ об увольнении издается независимо от причины прекращения трудового договора. Помимо сведений о сотруднике он должен содержать:

                                                              • дату увольнения;
                                                              • юридическую причину прекращения трудовых взаимоотношений;
                                                              • ссылку на документ-основание.
                                                              • Как и прочие бумаги по личному составу, увольнение можно оформлять одним документом на несколько лиц. Унифицированные формы — Т-8 и Т-8а.

                                                                Приказ о направлении работника в командировку

                                                                Этот вид распорядительного документа оформляется при отправке сотрудника в другую компанию больше чем на 1 день. На основании приказа о направление работника в командировку оформляются служебное задание, командировочное удостоверение, и производится выдача денег на поездку. Важными составляющими управленческого решения являются:

                                                              • сведения об отправляемом лице;
                                                              • цель командировки;
                                                              • организация, куда направлен работник;
                                                              • срок поездки.
                                                              • Госкомстат предлагает оформлять направление в командировку унифицированными формами Т-9 и Т-9а.

                                                                Приказ о поощрении работника

                                                                Добросовестный труд и значимые трудовые достижения работодатель может отметить специальными наградами:

                                                              • вынесением благодарности;
                                                              • материальным поощрением;
                                                              • выдачей подарка, грамоты;
                                                              • присвоением звания.
                                                              • Награждение сотрудников оформляется приказом. Первичными документами могут быть представления начальников подразделений, докладные записки. Для составления приказа о поощрении рекомендуются типовые формы Т-11, Т-11а.

                                                                Журнал учета приказов в 2018 году

                                                                Обычно документацию по кадрам подшивают в личные дела работников. Чтобы систематизировать распорядительные документы и облегчить решение текущих задач HR-службы, приказы регистрируют в хронологических каталогах — журналах учета. Регистры удобно вести электронно, хотя многие организации по старинке пользуются амбарными книгами.

                                                                Компания самостоятельно может определить структуру сведений, вносимых в журнал. Для сохранения смысла регистрации нужно включить данные о самом приказе и о сотруднике, которого он касался. Ниже представлен образец заполнения регистра. Здесь можно скачать бланк журнала учета приказов по личному составу.

                                                                Хранение приказов в 2018 году

                                                                Большое значение приказов работодателя в защите прав работников требует особого отношения к сохранности документов. Кадровые приказы, влияющие на значимые условия трудовых отношений (о поступлении, увольнении, об аттестации работников, повышении квалификации, переводе на другую должность, выполнении должностных обязанностей, долгосрочных командировках, отпусках без содержания и др.), должны храниться 75 лет.

                                                                Решения, регулирующие оперативную деятельность предприятия (приказы о направлении на обучение работника, отправке в командировку, очередных, учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях и др.) можно уничтожить через 5 лет. Обязанность работодателя хранить кадровые документы закреплена в законе «Об архивном деле». Сроки хранения утверждены Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010 года.

                                                                Приказы по личному составу являются важными документами, как по текущему управлению организацией, так и для защиты прав работающих граждан. Поэтому нужно особое внимание уделить оформлению управленческих решений и их дальнейшему хранению.

                                                                www.pro-personal.ru