Переутвердить приказ

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
  • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.
  • Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

    ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА»

    (ОАО «Падающая комета»)

    « 25 » июня 2014 г. № 38

    Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год

    В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю:

    1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

    2. Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

    3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

    4. Признать утратившим силу приказ общества от 25.12.2013 № 163 «Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год».

    5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.К. Таблеткина.

    Директор Д.В. Барабайкин

    или другой вариант

    В соответствии с п. 12.1 Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором общества 12.10.2011, для совершенствования организации работы с документами п р и к а з ы в а ю:

    1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

    2. Начальникам отделов обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

    3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.И. Непотребко.

    Директор У.А. Барабайкин

    Вы также можете скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

    Можно ли утвердить на 2017 год новую учетную политику, а не вносить изменения в старую? Будет ли это нарушением ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

    Учетная политика для целей бухгалтерского учета не утверждается ежегодно, в нее вносятся дополнения и (или) изменения. При необходимости в учреждении может быть принята новая редакция учетной политики, при этом сама формулировка приказа об утверждении учетной политики не должна содержать фразу, что учетная политика утверждается на конкретный период (например год). Прежняя редакция учетной политики данным приказом признается утратившей силу.

    Автономные учреждения в целях организации бухгалтерского учета формируют свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочий. При разработке учетной политики учреждения руководствуются Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), Инструкцией, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), и иными нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет (п. 6 Инструкции N 157н).

    Согласно ч. 5 ст. 8 Закона N 402-ФЗ учетная политика должна применяться последовательно из года в год. Поэтому нет необходимости утверждать учетную политику ежегодно, соответственно, ежегодное утверждение учетной политики — необоснованное и избыточное действие. При этом сама формулировка приказа об утверждении учетной политики не должна содержать фразу, что учетная политика утверждается на конкретный период (например год).

    Изменение учетной политики может производиться при условиях, перечисленных в ч. 6 ст. 8 Закона N 402-ФЗ. При необходимости внесения изменений (дополнений) в учетную политику эти изменения (дополнения) могут быть утверждены отдельными приказами руководителя организации госсектора (распоряжениями, инструкциями).

    В то же время учетная политика представляет собой инструмент, который на протяжении всего финансового года позволяет своевременно и качественно решать стоящие перед бухгалтерией задачи. Следовательно, составлен данный документ должен быть максимально четко и понятно, чтобы сотрудники бухгалтерии, а при проверках и иные пользователи, ориентировались в нем без труда.

    При внесении в учетную политику большого количества изменений различными приказами более целесообразно будет утвердить новую редакцию учетной политики, тем более что ч. 5 ст. 8 Закона N 402-ФЗ не содержит конкретного запрета на это. Указанная норма регламентирует именно последовательность применения учетной политики. Следовательно, при утверждении новой редакции учетной политики необходимо установить дату, с которой она вступает в действие, а также признать утратившей силу прежнюю редакцию учетной политики, чтобы определить действующий локальный нормативный акт для целей бухгалтерского учета (учетную политику), в соответствии с которым будет вестись учет в учреждении.

    Подобный вариант применяется на практике. Смотрите, например, приказ Министерства транспорта РФ от 30.12.2016 N 430 «Об утверждении учетной политики Министерства транспорта Российской Федерации», приказ Министерства образования и науки Пермского края от 12.08.2016 N СЭД-26-01-06-571 «Об утверждении положений об учетной политике Министерства образования и науки», приказ Министерства экономического развития РФ от 26.12.2014 N 850 «Об утверждении Положения об учетной политике в Министерстве экономического развития Российской Федерации».

    На основании изложенного можно сделать следующий вывод: ежегодное утверждение новой редакции учетной политики — необоснованное и избыточное действие. В то же время ст. 8 Закона N 402-ФЗ не содержит запрета на утверждение новой редакции учетной политики с признанием утратившей силу старой. Следовательно, при необходимости, вызванной, например, множеством изменений, которые необходимо внести в учетную политику, в 2017 году может быть утверждена новая редакция учетной политики (без указания года, в течение которого она действует) с признанием утратившей силу старой редакции учетной политики.

    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    www.bashinform.ru

    Образец составления приказа об изменении приказа

    Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В этой статье далее по тексту вы найдете образец приказа об изменении приказа. И давайте сразу рассмотрим некоторые моменты, чтобы иметь четкое представление о содержании такого типа документа.

    В приказ о внесении изменений в другой приказ включают:

  • основание (причины) изменений,
    • ссылку (дату, номер и обычно заголовок) на изменяемый приказ или его отдельный пункт (пункты),
  • в случае необходимости приводят предписываемые действия с указанием должностных лиц или структурных подразделений,
  • в случае необходимости приводят ссылку на отменяемый приказ или отдельные его пункты,
  • в случае необходимости указывают на кого возложен контроль за исполнением.
  • Далее конкретные примеры. Сначала вариант, когда необходимо изменить положение, инструкцию или какой-либо иной документ, утвержденный приказом. Правильно будет не переутверждать документ, а именно корректировать отдельные его пункты как на образце.

    Образец приказа об изменении приказа об утверждении любого документа

    ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «КУВШИНКА»
    (ООО «Кувшинка»)

    ПРИКАЗ

    «23» октября 2014 г. № 87

    О внесении изменений в приказ ООО «Кувшинка» от 05.04.2014 № 36 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»

    В целях совершенствования организации делопроизводства

    1. Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом ООО «Кувшинка» от 05.04.2014 № 36:

    1.1. дополнить пункт 4.1 абзацем следующего содержания:

    «В случае оформления документа на одном листе визы допускается проставлять на отдельном листе согласования»;

    1.2. исключить из второго абзаца пункта 4.2 слова «но не чаще 1 раза в месяц»;

    1.3. дополнить пунктом 6.8 следующего содержания:

    «Организационное обеспечение комиссии осуществляет общий отдел»;

    1.4. пункт 6.8 считать пунктом 6.9;

    1.5. пункт 9.7 изложить в следующей редакции:

    «Электронная почта используется как резервный канал»;

    1.6. по всему тексту слово «ЭЦП» заменить словом «УКЭП».
    2. Контроль за исполненем приказа оставляю за собой.

    Генеральный директор А.П. Корыто

    В утверждаемые приказами документы изменения положено вносить именно в таком духе, просто в практической деятельности вряд ли одновременно наберется столько поправок. Тем не менее, получив такой приказ об изменении какого-нибудь положения, порой не сразу вникнешь в смысл изложенного.

    В этом случае поступают просто: одновременно в изменяемый документ вносят все необходимые коррективы (излагают в новой редакции, заменяют, дополняют и т.п.) в соответствии с приказом о внесении изменений в приказ. На положении, инструкции и др. дописывают после «Утверждено приказом от … № …» слова «в редакции приказа (или приказов, если их несколько) от 23.10.2014 №87». Теперь в приказ внесены изменения грамотно, и в практической деятельности пользоваться измененным документом удобно.

    Приказ об изменении штатного расписания – образец собственно подойдет для изменения любого документа (приводится непосредственно только текст приказа, поскольку внешнее его оформление аналогично):

    На основании служебной записки начальника отдела печати от 24.06.2014 № 07-20/81

    1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемый перечень изменений в штатное расписание, утвержденное приказом ОАО «Шпалера» от 04.02.2014 № 12 «Об утверждении штатного расписания».
    2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров О.Б. Брызгалина.
    3. Сам перечень изменений удобно оформлять как приложение к приказу (в данном образце в виде таблицы – исключить + ввести).

      Кстати в распоряжения вносят изменения аналогично – в документе заменяют слово «ПРИКАЗ» на «РАСПОРЯЖЕНИЕ».

      Образец о внесении изменений в распоряжение по причине увольнения, приема на работу работников

      В связи с изменением кадрового состава в ЗАО «Апрель»

      Внести изменения в п. 1 распоряжения ЗАО «Апрель» от 29.11.2014 № 133 «Об оказании благотворительной социальной поддержки детям-сиротам»:

      исключить из состава попечительского совета Копейкину Д.В., включить в состав попечительского совета Коромыслова О.А.

      Думаю, что можно остановиться. Пользуясь приведенными образцами приказов об изменении прежде изданных приказов, вы значительно упростите для себя процесс подготовки такого вида документов в своей организации.

      delo-ved.ru

      Как правильно утвердить «первичку» на 2016 год?

      На 2016 год вы по-прежнему можете применять унифицированные формы первичных учетных документов либо самостоятельно разработанные. Есть несколько нюансов.

      Кто и как утверждает формы первичных документов

      Формы «первички» должны быть утверждены руководителем организации. Это можно сделать двумя способами:

    4. Привести формы в приложении к учетной политике на 2016 год.
    5. Утвердить формы отдельным приказом руководителя, а в учетной политике сделать ссылку на приказ. Соответствующий приказ должен быть выпущен не позднее 31 декабря 2015 года.

    Если первичка, которую вы применяете, уже утверждена ранее, переутверждать ее из года в год не требуется.

    Если вы решили с 2016 года применять новые формы или вместо унифицированных разработать самостоятельные формы, то отдельным приказом руководителя эти формы утвердите не позднее 31 декабря 2015 года.

    Проверим формулировки в учетной политике

    Если вы продолжаете использовать унифицированные формы первичных учетных документов, возможен следующий текст в учетной политике:

    «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России, а также формы, разработанные компанией. В унифицированных формах заполняются реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ. Иные реквизиты могут заполняться по необходимости. Перечень применяемых унифицированных документов и образцы нетиповых форм (за исключением форм, согласованных с контрагентами в договорах) приведены в приложении к настоящей учетной политике».

    Важно: есть формы, которые обязательны в силу нормативных актов, например, кассовые документы. Их нельзя изменять или дополнять. Применяйте их строго в установленной форме!

    Формы первички, которые вы выставляете, должны быть не просто перечислены в учетной политике, их следует распечатать и приложить к этому документу.

    Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

    school.kontur.ru

    Если номенклатура дел более 500 листов и изменений в ней нет, можно переутвердить ее приказом на следующий год?

    В работе с документами рекомендуем не забывать, что правило есть правило. Если действует установленное правило, согласно которому номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года, то совершенно понятно, что она составляется на ­календарный год и ­действует в течение календарного года.

    Номенклатура дел является многофункциональным документом, и помимо закрепления плана заведения дел и систематизации документов на следующий год, она одновременно служит для учета (фиксации и идентификации) дел, которые фактически были / будут заведены по итогам этого года. А на основе полученных данных (поэтому номеклатура дел и разрабатывается в конце каждого года) на следующий год опять необходим уже уточненный план систематизации документального фонда организации и документ для учета фактического его состава. Все фактические изменения состава документального фонда, заголовков дел, сроков хранения и т.п., т.е. даже те изменения, которые не относятся к особым, существенным, должны быть просто зафиксированы, учтены в номенклатуре дел. Для этого служба делопроизводства не просто хранит этот утвержденный документ, а в течение года активно использует свой рабочий экземпляр номенклатуры дел и по мере необходимости вносит в него все изменения, в т.ч.:

    • занимает резервные индексы дел,
    • отражает возможные изменения в наименовании подразделений и их подчиненности,
    • делает отметки о фактически переходящих с прошлых лет делах или о том, что некоторые дела не заведены или заведены, но подлежат разделению на 2 или несколько отдельных дел с самостоятельными ­заголовками в связи с разными сроками хранения документов этих дел.
    • Рабочий экземпляр, с которым работает служба делопроизводства в процессе выполнения своей задачи методического руководства применением номенклатуры дел, как правило, и становится основой для ­оформления и подготовки к утверждению номенклатуры дел на ­следующий год.

      Процедура, которую мы в устной профессиональной речи можем назвать переутверждением, означает, что номенклатура дел еще раз внимательно читается, уточняются и конкретизируются заголовки дел, делаются необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав дел, форму представления и копийность документов. В заголовке дела или в графе «Примечание» отмечаются все переходящие дела, которые подлежат включению в номенклатуру дел на следующий год («Переходящее с 2013 г.», «Переходящее с 2014 г.»), форма представления документов и дел (особенно – электронная, с указанием локализации электронных документов в информационных системах и указанием на копийность электронных образов сканированных документов). И, конечно же, номенклатура дел оформляется заново, с новым правильным заголовком («На 2015 год»). Таким образом, каждый год оформляется новый, отражающий реальное состояние документального фонда документ, никакого ­механического переутверждения номенклатуры дел ­просто не ­получается.

      А в приказе руководителя организации, в первом пункте распорядительной части текста об утверждении номенклатуры дел, пишется, например:

      1. Утвердить (а не переутвердить!) и ввести в действие с 01 января 2015 года номенклатуру дел Общества с ограниченной ­ответственностью «Вита» на 2015 год (далее – Номенклатура дел).

      В приказе можно оформить сокращенное родовое наименование номенклатуры дел, которое будет упоминаться в дальнейшем тексте ­приказа, с необходимым уточнением: (далее – Номенклатура дел на 2015 год).

      А вот об объеме номенклатуры дел служба делопроизводства должна подумать особо. Так, в сводную номенклатуру дел крупной организации могут не включаться номенклатуры дел территориально удаленных (цеха) и территориально обособленных структурных подразделений (филиалы), для которых могут быть разработаны примерная, или ­типовая, или даже самостоятельные конкретные номенклатуры дел.

      И в заключение – о правилах. Решением коллегии Росархива от 19.11.2014 № 4 одобрен проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. После утверждения приказом Минкультуры России они заменят Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), которыми мы руководствуемся в процессе разработки ­номенклатур дел в настоящее время.

      www.delo-press.ru