Образец приказа о личных делах

Личное дело работника

Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании.

Обязательно ли формировать личные дела в организациях?

В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя. Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Документы, входящие в личное дело

Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение. Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.

Все документы, которые составляют личное дело, можно условно разделить на несколько категорий:

  • Документы, образующиеся при заключении трудового договора, то есть при оформлении на работу сотрудника;
  • Документы, образующиеся в ходе работы;
  • Документы, образующиеся при расторжении трудовых отношений.
  • Документы, образующиеся при приеме на работу

    К этой категории можно отнести:

  • Документы, которые предоставлял работник при подаче заявки на вакансию. Например, анкета, резюме, характеристика и т.д.
  • Копии протоколов и постановлений об избрании на должность (если она выборная);
  • Заявление человека о приеме на работу;
  • Трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • Копия приказа о приеме, желательно с подписью принятого сотрудника;
  • Копии прочих личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет);
  • Копии документов об имеющейся квалификации и образовании;
  • Согласие работника на обработку его персональных данных;
  • Заключение первичного медицинского осмотра (при необходимости);
  • Личная карточка по форме Т-2;
  • Листы ознакомления с различными локальными документами организации (должностная инструкция, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.)
  • Документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности

    Список таких документов и их количество в большей степени зависит от специфики выполняемой им работы, стажа и корпоративной политики организации.

    К ним можно отнести:

  • Дополнительные соглашения и изменения к заключенному трудовому договору;
  • Копии приказов о перемещении и переводе работника;
  • Заключения периодических медицинских освидетельствований;
  • Протоколы проверки знания правил охраны труда;
  • Протоколы аттестации работника;
  • Служебные расследования;
  • Копии документов о наложении и снятии дисциплинарных наказаний;
  • Копии прочих документов (дипломы, свидетельство о браке, о рождении детей, изменение места регистрации и т.д.);
  • Документы, образующиеся при увольнении сотрудников

    Сюда относятся документы, на основании которых происходит расторжение трудовых отношений, их перечень зависит от основания, по которому произошло увольнение.

    В эту группу можно включить:

  • Заявление об увольнении;
  • Уведомление о сокращении;
  • Служебное расследование;
  • Медицинское заключение;
  • Соглашение сторон;
  • Свидетельство о смерти;
  • Копия приказа об увольнении.
  • Перечни документов, приведенные во всех группах, не являются исчерпывающими и могут сокращаться или дополняться по усмотрению работодателя.

    Входит ли в состав личного дела личная карточка по форме Т-2?

    Часто можно встретить информацию о том, что личная карточка сотрудника не должна входить в перечень документов личного дела и ее нужно хранить отдельно. Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов карточка Т-2 выделена отдельной строкой.

    Тем не менее, больше нигде в законодательстве нет упоминания о том, что карточку Т-2 стоит хранить отдельно.

    Поэтому этот вопрос также остается на усмотрение работодателя.

    В пользу того, что карточку Т-2 удобнее включать в состав личного дела, говорят следующие факты:

  • Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);
  • В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии приказов на отпуска;
  • Срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).
  • Если же работодатель предпочитает руководствоваться Перечнем, то стоит исключить из личного дела не только карточку Т-2, но и трудовые договора, которые также выделены в этом нормативном акте в отдельную строку.

    Оформление личного дела сотрудника

    Поскольку личное дело это не один документ, а целый пакет, то для него заводят отдельную папку-скоросшиватель, либо папку на завязках.

    Также необходимо утвердить порядок ведения личных дел, где прописать следующие аспекты:

  • Утвердить оформление личного дела, то есть его титульный лист (обложку), бланк описи документов, лист-заверитель.
  • Утвердить перечень документов, которые будут входить в личное дело, и последовательность их расположения;
  • Порядок передачи дел на хранение.
  • В личное дело могут быть включены как оригиналы документов (трудовой договор, заявления), так и их копии (копии паспорта, дипломов, приказов). Копии документов, находящихся в личном деле, заверять не обязательно, поскольку они в основном будут использоваться для внутреннего пользования.

    В течение всего периода работы документы в дело подшиваются на скоросшиватель и лишь только после увольнения работника их оформляют надлежащим образом, сшивают и отправляют в архив на хранение.

    Титульный лист

    Титульный лист для личного дела можно взять из Правил работы архивов организаций (Приложение 11), там же можно найти и другие документы, такие как опись и лист-заверитель.

    Но работодатель может и самостоятельно разработать обложку для личного дела, поскольку Правила работы архивов обязательны к исполнению негосударственными организациями только в части сохранности, описания, учета и использования документов, но не оформления.

    На титульном листе должны содержаться следующие сведения:

    • Полное наименование организации / ИП;
    • Номер дела, дата начала его ведения;
    • ФИО работника;
    • Дата окончания дела.
    • Опись документов

      Чаще всего ее оформляют при сшивании дела и вносят только те документы, которые действительно присутствуют в данном деле. Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела.

      В ней перечислены все документы, которые согласно Положению о личных делах должны присутствовать в папке, а рядом отведена графа, где ставится отметка о наличии (отсутствии) документа и графа для указания причины отсутствия (работник не предоставил, забрали для работы с данным документом и т.д.).

      Лист-заверитель – это документ, где должны быть отражены все особенности личного дела:

    • Сколько листов — отдельно указывается количество листов в личном деле и отдельно их кол-во в описи;
    • Есть ли нарушение нумерации страниц, сколько пропущено, литерная нумерация (стр. 1а, 2а и т. д);
    • Индексы дел и номенклатурные номера при их наличии.
    • После того как работник уволен, и дело закончено, его оформляют и сдают в архив компании.

      Оформление должно происходить следующим образом:

    • Все бумаги в деле складываются в установленной последовательности, сшиваются и нумеруются, лист-заверитель можно прошить вместе со всеми документами либо наклеить на заднюю обложку дела;
    • На обложке указывается дата окончания дела, то есть дата увольнения человека;
    • Затем составляется опись всех бумаг, в нее заносятся названия документов и их индекс (при наличии), порядковые номера листов, на которых находятся документы в сшитом деле. В конце в описи помечается, сколько документов находится в деле (не листов, а именно документов), запись нужно сделать цифрами и прописью, а также отдельно указывается количество листов в описи. Листы описи нумеруются отдельно.
    • Срок и место хранения личного дела

      В организации личные дела работников хранятся в отделе кадров, в месте, где они будут недоступны для несанкционированного просмотра и использования, поскольку в них содержатся персональные данные работника.

      После расторжения трудового договора с работником его личное дело направляется в архив, где оно будет храниться в течение 75 лет. Исключения составляют только личные дела руководителей организаций – их нужно будет хранить постоянно.

      Обратите внимание! После того как дело сдано в архив, его нельзя возвращать в работу, поэтому если уволенный сотрудник вновь устроился в эту же компанию, на него необходимо будет завести новое личное дело.

      nalog-spravka.ru

      Личные дела уволенных сотрудников

      В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

      Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

      Порядок ведения личных дел

      Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

      В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

    • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
    • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
    • выдача материалов дела, заверение копий;
    • ведение внутренней описи;
    • периодическая проверка состояния дел;
    • закрытие и подготовка к передаче в архив и т.

    Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

    Кто имеет доступ к личным делам

    Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

    Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.
  • Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

    Образец приказа на допуск

    Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

    В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

    В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

    Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

    Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

    Образец журнала регистрации

    Образец контрольной карточки

    Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

    Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

    ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

    Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

    Ответственность за распространение персональных данных

    При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

    За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

    90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

    Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

    Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

    Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

    Формирование личного дела работника, образец 2018 года

    Как формировать

    Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О.

    сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

    Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

  • анкета (если ведется);
  • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
  • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).
  • В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

    Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Порядок формирования личного дела работника после увольнения

    Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

    По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

    Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется.

    На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

    Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

    Сколько и как хранить

    В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

    Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

    При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

    Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

    Сообщить об опечатке

    Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах?

    Удивительно, но факт! Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

    Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

    На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

    Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

    Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Как правило, личные дела заводятся: Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

    Как формируется личное дело работника

    В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

    Удивительно, но факт! Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле.

    Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.

    Состав личного дела

    Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

    Удивительно, но факт! Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года.

    Так, в состав личного дела рекомендуем включить: Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

    warmedia.ru

    Формирование личного дела работника

    Чем предусмотрено ведение личных дел

    Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

    Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

    Порядок формирования личного дела

    На вопрос, что такое дело, отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Она должна охватывать:

  • процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
  • период работы (приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
  • процедуру увольнения (заявление и приказ).
  • Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

    Формирование дела при приеме на работу

    Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

  • название юридического лица;
  • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
  • номер;
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
  • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
  • срок хранения.
  • Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

    Формирование в процессе трудовой деятельности

    На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержатся в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

  • поступление новых бумаг;
  • изъятие листов;
  • замена подлинников копиями.
  • В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:

    Порядок формирования личного дела работника после увольнения

    Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

  • проверить наличие всех документов;
  • проверить хронологию бумаг в папке;
  • сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
  • Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

    Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

    Хранение ЛД: порядок и сроки

    Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

  • для ЛД, созданных с 01.01.2003, — 50 лет;
  • для ЛД, созданных до 2003 года, — 75 лет.
  • Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее чем через три года после закрытия папки должны быть переданы в архив.

    clubtk.ru