Образец приказа на хранение документов

Примерная форма приказа о назначении ответственного за учет, хранение и выдачу бланков документов строгой отчетности (бланков дипломов и приложений к ним) (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
о назначении ответственного за учет, хранение и выдачу бланков документов строгой отчетности (бланков дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок)

[ число, месяц, год ]

В целях повышения эффективности организации и ведения учета, хранения и выдачи бланков документов строгой отчетности — бланков дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок, а также в целях реализации [ Приказа Министерства образования и науки РФ от 10 марта 2005 г. N 65 «Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов» / Приказа Министерства образования и науки РФ от 9 марта 2007 г. N 80 «Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов» / Приказа Министерства образования и науки РФ от 23 марта 2007 г. N 92 «Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о начальном профессиональном образовании и уровне квалификации, заполнении и хранении соответствующих бланков документов» / Приказа Министерства образования и науки РФ от 25 февраля 2010 г. N 143 «Об утверждении и введении в действие федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 210416 Эксплуатация оборудования радиосвязи и электрорадионавигации судов» и пр. ], приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение, учет, хранение и выдачу бланков дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок [ должность, Ф. И. О. ].

2. Возложить на [ Ф. И. О. ] вопросы оформления, учета, выдачи, хранения и уничтожения бланков дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок, а также обязательства по ведению журнала учета бланков дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок успеваемости к ним [ указать наименование образовательного учреждения ].

3. [ Ф. И. О. ] обеспечить неукоснительное исполнение требований порядка оформления, учета, выдачи, хранения и уничтожения бланков дипломов, свидетельств и выписок итоговых оценок.

4. Назначить [ Ф. И. О. ] ежемесячную доплату к должностному окладу в размере [с умма цифрами и прописью ] рублей.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за [ вписать нужное ].

Основание: дополнительное соглашение от [ число, месяц, год ] N [ значение ] к трудовому договору от [ число, месяц, год ] N [ значение ].

[ должность ] [ подпись ] [ Ф. И. О. руководителя ]

С приказом ознакомлены:

[ должность ] [ подпись ] [ Ф. И. О. ]

Примерная форма приказа о назначении ответственного за учет, хранение и выдачу бланков документов строгой отчетности (бланков дипломов и приложений к ним)

Разработана: Компания «Гарант», февраль 2018 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

base.garant.ru

Приказ о назначении ответственного за архив

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

  • Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
  • Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
  • В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
  • И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.
  • Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

    Образец приказа о назначении ответственного за архив

    По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

    1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
    2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
    3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
    4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

    assistentus.ru

    Образец Форма Приказа об изготовлении дополнительных печатей Общества

    Общество с ограниченной ответственностью

    Об изготовлении дополнительных

    печатей Общества

    1. Изготовить печать Общества» №2 для работы бухгалтерии Общества с документами, оформляющими бухгалтерский учет в организации.

    Ответственность за хранение и использование печати» №2» возложить на Заместителя главного бухгалтера ООО _____ фио.

    2. Изготовить печать Общества ________ №3» для работы юридической службы со следующими документами:

    • Доверенности, выдаваемые Обществом в установленном порядке;

    • Договоры и любые приложения к ним, согласованные в установленном Обществом порядке;

    • Протоколы общих собраний участников Общества и его дочерних Обществ.

    • Документы, направляемые в суды всех инстанций, государственные, налоговые, правоохранительные органы, подготовленные юридической службой Общества;

    • Локальные нормативные акты, подготовленные юридической службой Общества;

    • Исходящая корреспонденция, подготовленная юридической службой Общества.

    Ответственность за хранение и использование печати» №3» возложить на Начальника юридической службы фио.

    3. Изготовить печать Общества» №4» для работы кадровой службы с кадровыми документами Общества.

    Ответственность за хранение и использование печати» №4» возложить на Заместителя ____________ ООО УК__ фио

    4. Ответственность за хранение и использование основной печати Общества возложить на Заместителя генерального директора по экономике и финансам фио.

    5. Контроль за исполнением приказа возлагаю на Заместителя главного бухгалтера ООО УК ________ фио, Начальника юридической службы фио, Заместителя директора департамента — начальника отдела подбора и кадрового администрирования ООО УК _______ фио, Заместителя генерального директора по экономике и финансам Общества фио.

    Генеральный директор фио


    АКТ приема-передачи печати

    www.s-u-d.ru

    Приказ о хранении документов

    Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

    Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.
  • Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя. Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

    Кто составляет приказ о хранении документов

    К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

    Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

    Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

    Когда составляется приказ о хранении документов в организации

    Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

    Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

    Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

    Новые статьи

    Содержание приказа о хранении документов в 2017 году

    Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

    Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии. Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии. В задачи этой комиссии будет входить экспертиза ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности предприятия, и создание номенклатуры дел, в которой будут определены сроки хранения документов в соответствии с действующими Перечнями.

    Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.
  • Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

    Образец приказа о хранении документов

    Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме. Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

    ООО «РИТМ»

    г. Москва «_17_» октября 2016 г.

    ПРИКАЗ № 213

    О хранении документов

    В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях упорядочивания оперативного и архивного хранения документации, –

    П Р И К А З Ы В А Ю:

    1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «Ритм» делопроизводителя Иванову И.И.

    2. Поручить Ивановой И.И. разработать перечень видов документации, подлежащей обязательному хранению.

    3. Создать экспертную комиссию в составе: председатель Иванова И.И., члены комиссии секретарь Сидорова С.С., начальник отдела кадров Петров П.П.

    4. Экспертной комиссии в срок до 14 ноября 2016 года разработать порядок учета поступающей на хранение документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах.

    www.sekretariat.ru

    Приказ об организации архива на предприятии

    Статьи по теме

    Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить. Для таких целей создаются специальные архивные отделы, о порядке организации которых и пойдет речь в данной статье.

    Из представленной ниже статьи вы узнаете:

  • как происходит организация архива на предприятии и какие правила необходимо при этом соблюдать;
  • как проходит издание приказа об организации архива на предприятии и какая в нем отображается информация;
  • какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища;
  • кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией.
  • Организация архива на предприятии

    При планировании архивного отдела на предприятии необходимо учитывать, что длительное хранение документов должно проходить при определенных условиях. Для этого выделяется отдельное помещение, в котором необходимо:

    Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

    Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

    • поддерживать приемлемый уровень влажности воздуха и температуру;
    • ограничить доступ для сторонних лиц;
    • установить шкафы и стеллажи;
    • грамотно организовать использование свободного пространства.
    • Документы запрещается хранить в учреждениях, предоставляющих услуги питания, в пищевых складах и организациях, работающих с пожароопасными и химическими материалами. Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек.

      Помещение для архива должно содержать собственную вентиляцию, не иметь труб или прочих коммуникационных элементов. Системы кондиционирования воздуха необходимо оформлять так же с соблюдением ряда правил:

    • рециркуляция воздуха имеет кратность обмена 2-3;
    • температурно-влажностный режим должен быть стабильным, без резких перепадов;
    • необходимо обеспечивать стабильно-постоянную очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли.

    Для минимизации рисков возникновения пожара так же рекомендуется уберечь архивохранилище от использования электрических нагревательных приборов и прочих объектов, способных вызвать случайное возгорание. Другими словами, работу оборудования необходимо организовать так, чтобы случайно попавшая на нее бумага не стала катализатором, воспламенившим всю хранящуюся внутри помещения документацию.

    Издание приказа об организации архива на предприятии

    Перейдем к документальному оформлению архивохранилища.

    Следует начать с того, что после выбора наиболее подходящего помещения начальником предприятия издается специальный приказ, который регламентирует начало создания отдела хранения документации. Руководители организаций должны быть полностью уверены в том, что планируемый архив отвечает строгим современным требованиям в области пожарной и технической безопасности (для этого проводятся специальные проверки, речь о которых пойдет ниже).

    Приказ директора регистрируется в журнале, после чего с ним знакомятся ответственные за создание архива сотрудники. Работник обязан поставить свою подпись в знак того, что согласен взять на себя ответственность за исполнение распоряжения.

    В приказе руководитель компании должен обозначить следующую информацию:

  • с какого момента данный приказ вступает в силу;
  • кто из подчиненных назначается ответственным за создание архива;
  • в какие сроки отдел необходимо окончательно сформировать;
  • какая ответственность предполагается, если архив будет спроектирован с нарушениями правил пожарной безопасности и санитарного режима.
  • В целом, директор имеет право уточнить любые важные моменты в приказе, которые он посчитает нужным донести до своих подчиненных.

    Какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища?

    Пригодность выбранного помещения для будущего архива анализируется специальными проверяющими органами – представителями санэпидемстанции и Государственного пожарного надзора. Квалифицированные специалисты во время визита в компанию оценивают уровень соответствия государственным стандартам и нормам, после чего издают письменное решение, где соглашаются с рациональностью использования именно данного помещения или уточняют моменты, которые необходимо решить перед финальной стадией проекта.

    Кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией?

    Руководитель компании лично выбирает ответственного за архивную документацию гражданина, который устраивается на должность архивариуса. В его обязанности входит общая организация работы архива и прием-выдача бланков. Перед назначением на должность будущему архивариусу потребуется пройти инструктаж и стажировку, дабы определить, достаточно ли опыта и знаний у человека, гарантирующих грамотное хранение важных актов и внутренних документов предприятия.

    Рекомендуем материалы по теме:

    www.kdelo.ru