Новые правила делопроизводства

В Правила нотариального делопроизводства внесены изменения

Так, конкретизируются положения абз. 1 п. 1 Правил, в котором закреплена сфера регулирования документа. Правила теперь будут определять не только порядок работы нотариусов с документами и контроля исполнения правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов слагающего полномочия нотариуса другому нотариусу, но и порядок применения и замены печатей нотариусов, а также контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры ЕИС нотариата.

Также уточняется порядок регистрации получаемых нотариусом документов. Из перечня таких документов исключаются образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов и государственных регистров, находящейся в открытом доступе. При этом журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции будут вестись в электронной форме.

Прописываются случаи, в которых производится замена печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба РФ. Так, заменить печать нотариус обязан, если:

  • изменился указанный на ней нотариальный округ нотариуса или его наименование;
  • изменилось указанное на ней наименование государственной нотариальной конторы;
  • изменились фамилия, имя, отчество нотариуса;
  • текст на печати стал нечитаем или образовались иные дефекты;
  • печать утрачена.

При этом территориальный орган обязан выдать нотариусу гербовую печать в течение одного рабочего дня после ее получения из специализированного полиграфического или штемпельно-граверного предприятия – изготовителя.

Вносятся изменения в состав форм рабочих документов нотариусов. К примеру, исключается образец расписки в получении документов нотариусом (приложение № 3) и вносятся изменения в формы журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции (приложения № 4-5). Также вводятся формы описей наследственных дел, оконченных в соответствующем году, и дел, оконченных в соответствующем году, срок хранения которых не установлен.

www.garant.ru

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Правила делопроизводства
в федеральных органах исполнительной власти

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, от 26.04.2016 № 356)

I. Общие положения

Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. Термины и определения
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

«документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

«документ» – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«реквизит документа» – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

«номенклатура дел» – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

«дело» – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

«служба делопроизводства» – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

«электронная копия документа» – копия документа, созданная в электронной форме;

абзац утратил силу. – Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356;

«система электронного документооборота» – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

«электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751)

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751)

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

(п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

(п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

(п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Утратил силу. – Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356.

Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

(п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

(п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

(пп. «в» введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

(п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

Примечание.
По вопросам, касающимся составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения, см. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти

Перечень обязательных сведений о документах,
используемых в целях учета и поиска документов
в системах электронного документооборота
федеральных органов исполнительной власти

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

Наименование вида документа

Регистрационный номер документа

Дата поступления документа

Регистрационный номер входящего документа

Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Индекс дела по номенклатуре дел

Сведения о переадресации документа

Количество листов основного документа

Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

Отметка о контроле

Гриф ограничения доступа

Сведения об электронной подписи

Проверка электронной подписи

Подразделение – ответственный исполнитель документа

Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)

archives.ru

Новые Правила делопроизводства 2016 года и работа с электронными документами (Кузнецов С.Л.)

Дата размещения статьи: 06.02.2017

Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 N 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в первую очередь отражает работу по определению правил работы с документами в электронной форме. Если технологии работы с традиционными документами на бумаге отработаны до мельчайших деталей, и изменения, как мы увидим в дальнейшем, чаще всего касаются незначительных уточнений в наименовании отдельных реквизитов, то в области электронных документов работа по регламентации работы с ними еще только начинается.

Первые Правила делопроизводства приняты в 2009 г. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Уже тогда в Правилах появился раздел, посвященный работе с электронными документами, — разд. VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти».

Не надо забывать, что, хотя в названии Правил указано, что они предназначены для федеральных органов исполнительной власти, но в соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Таким образом, выход новой редакции Правил делопроизводства касается всех государственных структур и органов местного самоуправления. Для коммерческих организаций Правила, как и стандарты, не носят обязательного характера, но обычно крупные и средние организации в постановке делопроизводства ориентируются на правила, соблюдаемые государственными структурами.

Уже через два года после выхода Правил делопроизводства 2009 г. они были существенно доработаны. Вторая редакция Правил была утверждена Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Практика показала, что значительная часть электронного документооборота — не столько собственно электронные документы, сколько отсканированные образы. Поэтому в Правилах появляется деление на две категории — электронные документы и электронные образы документов, добавляются понятия «сканирование документа», «электронный образ документа», вводится использование шаблонов бланков документов и др.

Вышедшая в конце апреля 2016 г. третья редакция Правил делопроизводства представляет собой очередной шаг в регламентации электронного делопроизводства.

Рассмотрим подробно изменения, внесенные в Правила.

Начнем с разд. II «Термины и определения».

Одно из наиболее существенных изменений в терминологии — это замена понятия «электронный образ документа» на понятие «электронная копия документа» — «копия документа, созданная в электронной форме». Исчезло и понятие «сканирование документа». Появившееся в 2011 г. понятие электронного образа пришло из сферы компьютерных технологий, сейчас мы вернулись к традиционному для делопроизводства понятию копии документа.

Уточнен целый ряд понятий. В определении реквизита документа исчезли слова «обязательный элемент», теперь «реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним».

В понятии «регистрация документа» — «присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму» вместо записи сведений о документе, что допускало произвольные формы регистрации, теперь подчеркнуто — запись сведений именно в регистрационно-учетную форму.

Вместо понятия «наименование» (дела, документа) вернулись к предусмотренному еще ГОСТ Р 6.30-2003 понятию «заголовок». На взгляд автора, заголовок — традиционное и гораздо более логичное понятие. Соответственно, в Правилах делопроизводства 2016 г. номенклатура дел — это «систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения». А в списке реквизитов мы имеем реквизит п) заголовок к тексту.

Незначительно изменилось понятие «служба делопроизводства». Вместо «структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти» теперь это «структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях».

Изменения в определении системы электронного документооборота («автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов») отражают изменения в принципах организации делопроизводства в условиях автоматизированных технологий. Если раньше говорилось о сборе документов, то теперь — о создании электронных документов и электронных копий документов. Также в определение системы электронного документооборота (СЭД) добавилось обеспечение хранения электронных документов и копий. В целом обеспечение архивного хранения, фиксация сведений, необходимых для работы архива, — это то, что плохо реализовано в большинстве СЭД.

К принципиальным моментам, появившимся в 3-й редакции Правил делопроизводства, можно отнести использование шаблонов документов. Во 2-й редакции, в 2011 г., речь шла только о шаблонах бланков документов. В новых Правилах сказано: «при создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов». Электронные шаблоны документов, как и образцы бланков, утверждаются руководителем организации.

Как правило, большая часть документов, создаваемых в организациях, отражают типовые, повторяющиеся управленческие ситуации. Создание каждый раз документа с нуля приводит к лишним затратам времени, документы оформлены по-разному, не всегда имеются все необходимые реквизиты. Создание документов на основе аналогичных ранее подготовленных ускоряет подготовку и оформление документа, но ведет к тому, что в новом документе могут остаться сведения из старого, послужившего основой, — даты, цифры и т.п.

Оптимальным вариантом является использование шаблонов документов. Обычно делают общий шаблон, содержащий стили оформления, поля, нумерацию страниц и т.п., на его основе делают шаблоны бланков (общий, для письма, бланки конкретных видов документов), а уже затем, используя трафаретные тексты, делают шаблоны для конкретных управленческих ситуаций.

Поэтому п. 26 Правил делопроизводства как раз и предусматривает разработку и утверждение альбома шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых в организации.

Еще одно существенное изменение в технологиях делопроизводства, связанное с изменением принципов хранения документов в текущем делопроизводстве, мы видим в п. 19 Правил. Там сказано: «при обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству. «.

Традиционная схема хранения документов текущего делопроизводства в подразделениях, при которой оригинал документа после сканирования и рассмотрения руководителем направлялся исполнителю, имеет ряд недостатков. Во-первых, исполнитель уже получил электронную копию документа и начал с ней работать, оригинал для него не существенен. Во-вторых, оригиналы документов чаще всего теряются именно у исполнителей. В-третьих, исполнители зачастую неправильно формируют дела, потом их приходится переформировывать. Централизация хранения, когда все большая часть номенклатуры дел формируется в службе ДОУ, обеспечивает и сохранность оригиналов, и быстрый доступ к ним, и правильность формирования дел, а также возможность более эффективного использования офисных площадей. Из недостатков централизации можно назвать увеличение нагрузки на службу ДОУ, которой приходится самостоятельно подшивать оригиналы документов в дела после создания их электронных копий.

Отдельная проблема, которую приходится решать при переходе к работе с электронными копиями, — это привычка многих сотрудников распечатывать все поступающие документы. Снижению объемов печати способствует переход на сетевые системы печати, устанавливаемые не на каждом рабочем месте, а по одной многофункциональной системе печати на подразделение или даже на несколько подразделений.

Изменился перечень реквизитов документов (п. 9 Правил делопроизводства), их число увеличилось до 28. Добавились такие реквизиты, как наименование структурного подразделения, отметка об электронной подписи, ссылка на документ. Реквизит «указания по исполнению документа» дополнен словом «резолюция», которым традиционно и называли этот реквизит документа.

Произошедшие изменения хорошо видны из приведенной таблицы 1.

Таблица 1. Изменения в реквизитах документов

xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai